Logiciel de GED : la solution de dématérialisation pour une transformation numérique réussie

En France, la consommation annuelle de papier s’élève à près de 9 millions de tonnes, soit 279 kilos par seconde, ce qui représente 3.2% de la consommation mondiale.

L’ère de la transformation digitale incite de plus en plus d’entreprises à faire le choix de la dématérialisation. À savoir que, les entreprises françaises produisent plus de 900 000 tonnes de déchets papiers par an. Aujourd’hui et pour beaucoup, faire le choix de la dématérialisation résulte non seulement d’une volonté de numériser ses process, mais également d’un souci écologique et économique.

Développement durable, objectif « zéro papier », optimisation des coûts, praticité, sécurisation… : quelles solutions apportent réellement les logiciels de dématérialisation ? Comment les déployer ?

Qu’est-ce que la dématérialisation en entreprise ?

La dématérialisation consiste à transformer des supports d’information qui sont des documents physiques en fichiers numériques (type pdf, .doc…).

Il ne s’agit pas uniquement de scanner des documents papiers : la dématérialisation en entreprise impose également de changer les process, afin que les informations soient directement disponibles en version digitale pour permettre d’automatiser les processus de l’entreprise (comptabilité, gestion des achats, ressources humaines…).

Elle repose sur quatre étapes principales : création, gestion, diffusion et stockage du document au sein d’une GED.

En moyenne, on estime qu’un même bon de commande ou une même facture se retrouve en 5 exemplaires au moins au sein de la société ! La dématérialisation limite considérablement, voire supprime, la multiplication des exemplaires papiers entre les services.

Les coûts de traitement sont également impactés (en moyenne de 50%) puisque la dématérialisation dispense certaines opérations comme les impressions, les photocopies, les mises sous pli… Les informations dématérialisées sont donc traitées plus rapidement !

La gestion de la transition papier-numérique

L’utilisation des outils numériques est un vecteur de croissance pour les sociétés. Le numérique va se généraliser et devenir, au-delà d’un avantage de compétitivité, un enjeu de survie. Il est donc essentiel de faire du numérique un mode de travail courant. Les solutions de dématérialisation en font donc parties. Elles ne sont pas réservées aux grandes entreprises et sont dorénavant accessibles quels que soient la taille de la société et le volume des données à dématérialiser. Cependant, les sauts technologiques, surtout lorsqu’ils nécessitent un changement des process de l’entreprise, demandent un temps d’adaptation.

Pour réussir une démarche de dématérialisation, il est nécessaire de commencer par une analyse de son fond documentaire afin d’estimer ses besoins : quantité des documents, mais aussi qualité de numérisation, format et type de support.

Le plan « France numérique 2020 » a décidé que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». Les solutions de dématérialisation représentent peut-être un investissement important pour les sociétés, mais rien par rapport aux gains qu’elles apportent.

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La GED permet d’améliorer la qualité et la traçabilité de toutes les données d’une entreprise, en gérant les différents types de documents : fichiers, factures, plans, … et en les classant.

Il existe également une gestion document destinée à l’ingénierie : la GED Technique permet à tout moment de disposer de l’ensemble de vos informations produits :

• • Centralisation et sécurisation des données
  • Optimisation des méthodes de travail
  • Suivi et traçabilité des informations
  • Réduction des coûts de traitement
  • Conformité aux réglementations

Le module de dématérialisation viendra compléter vos besoins en dématérialisant vos documents et en réduisant vos temps d’enregistrement grâce à la reconnaissance et la lecture automatique des documents.

Au début, les entreprises étaient surtout concernées par le coût de la gestion des documents imprimés. Au fil des années, c’est la dimension écoresponsable qui a incité à réduire cette surconsommation de papier et donc atteindre un objectif « zéro papier ».

Mais, la GED permet bien plus qu’une gestion efficace des informations et qu’une mention « zéro papier ». Grâce à Visiativ Document, rangez et structurez selon votre propre organisation pour vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée !

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Questions courantes au sujet de la dématérialisation

Combien de temps faut-il pour mettre en place un projet de dématérialisation ?

Cela va dépendre de la taille de l’entreprise, du volume de documents à numériser et du nombre de process internes concernés par cette démarche. C’est pourquoi il est capital de se faire accompagner dans un projet de dématérialisation !

Pourquoi mener un diagnostic en vue d’une dématérialisation ?

Un diagnostic préalable à la dématérialisation doit être réalisé en étudiant le volume de documents à digitaliser, les fichiers qui seront amenés à être créés, les process existants et les attentes des collaborateurs. Il doit aboutir à une feuille de route, priorisant les actions à mener.

Peut-on gérer en interne un processus de dématérialisation ?

Oui, mais cela prend du temps, ne serait-ce que pour numériser l’ensemble de la documentation existante et l’enrichir pour permettre son indexation. Mieux vaut se faire accompagner par un spécialiste de la question.

Quels documents peuvent être dématérialisés en entreprise ?

Tous, ou presque ! Dans une démarche de transformation numérique, la dématérialisation peut en effet concerner les factures des fournisseurs, celles produites par l’entreprise, les demandes de congés, les référentiels qualités… Le tout étant, bien sûr, de s’équiper d’outils capables de gérer efficacement ces documents.