L’acronyme GED signifie « Gestion électronique des documents ». Il désigne l’ensemble des procédés digitaux qui visent à organiser et à gérer des documents dématérialisés au sein d’une entreprise.
Tout simplement en facilitant l’accès à un référentiel Qualité ! Avec la GED, la somme de documents papiers en circulation dans l’entreprise est réduite, et les éléments importants sont centralisés au sein d’un espace partagé. Toute personne impliquée dans la démarche qualité peut dès alors consulter les informations importantes.
Au centre de toute démarche GED, il y a un outil : celui de gestion du référentiel documentaire. C’est lui qui va faire circuler l’information entre les collaborateurs, gérer les autorisations respectives, ou encore maintenir le cycle de vie des documents. En appui, on trouvera bien souvent un Drive, pour assurer le partage des données au sein de l’entreprise.
Si la Gestion électronique des documents nécessite de réaliser quelques ajustements dans les process de l’entreprise, notamment pour tendre de plus en plus vers le zéro papier, il est assez aisé de déployer une politique de GED. Le mieux ? Être accompagné par un spécialiste de la question !
Ils sont nombreux ! Citons, par exemple, une réduction des coûts de la gestion documentaire, une amélioration du service client, une sécurisation plus poussée du patrimoine informationnel, une optimisation du service client… Le tout, dans le cadre d’une démarche respectueuse de l’environnement !
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