Le 02/03/2024
Plus que jamais, le numérique transforme les entreprises. Dans ce contexte, les entreprises se tournent vers les nouvelles technologies pour rester compétitives, performantes et modernes. Cette transition impacte le fonctionnement global des entreprises et bouleverse les méthodes et les processus de travail.
Pour rester productives et développer leur rentabilité, les entreprises industrielles doivent amorcer une transformation digitale de bout en bout de leurs processus métiers, tout en tenant compte des différentes étapes du traitement d’un document.
En France, plus de 70% des PME ne disposent d’aucun outil numérique alors qu’elles réalisent quotidiennement des tâches répétitives à faible valeur ajoutée pouvant être automatisées et sécurisées. Des milliers d’heures sont perdues chaque année dû à ce manque d’automatisation : les erreurs liées aux tâches manuelles et engendrant des soucis de non-conformités impactent ainsi directement le chiffre d’affaires des industriels ! L’utilisation de process manuels diminue donc considérablement la productivité et la compétitivité des entreprises. Ces tâches étant essentielles pour la pérennité d’une entreprise, il est important de trouver des solutions.
Notre dernier baromètre de la transformation digitale 2024 a mis en avant que 70% des entreprises industrielles indiquaient être équipées d’une GED, mais que pour 80% d’entre elles il s’agissait de simples répertoires Windows assurant du stockage, donc sans fonctionnalités avancées permettant d’améliorer sa productivité.
« Si la simplification des processus documentaires arrive en tête des enjeux rencontrés par les décideurs interrogés (71%), l’amélioration de la performance métier est aussi un enjeu important ». Par exemple, un décideur sur 2 s’engage sur l’automatisation de leurs processus métiers pour bénéficier d’une meilleure agilité et d’une meilleure performance de façon à donner une direction plus « business » à leurs projets.
Ce besoin d’automatisation se retrouve dans la majorité des directions métiers :
La digitalisation des processus métiers est donc l’un des leviers de la transformation numérique : réduction des délais d’actes de gestion, diminution des coûts, optimisation des ressources et concentration des collaborateurs sur la performance. Elle connaît une forte accélération, portée par les avancées technologiques, l’essor des solutions no-code et la nécessité de gagner en agilité.
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Tout d’abord, être une entreprise digitale, ce n’est plus uniquement le fait d’intégrer des nouvelles technologies dans l’entreprise, c’est la manière dont ces technologies sont exploitées, gérées de façon à toujours garder de l’avance face aux nouveautés du marché.
Les processus sont au cœur de l’activité des entreprises, peu importe que ce soit des processus spécifiques à un métier ou des processus support. Aujourd’hui, 92% des décideurs interrogés prennent en considération le besoin d’optimiser leurs processus. Si une entreprise se dit digitale, les opérations et les processus, sur lesquels elle s’appuie, doivent aussi être digitaux.
Beaucoup d’entreprises pensent notamment que leurs processus sont digitalisés car l’ensemble de leurs documents sont dématérialisés. Cependant, pour adopter la bonne démarche de digitalisation et d’automatisation des processus métiers, il est important de les repenser dans leur globalité : interaction entre les acteurs, optimisation et fluidité des échanges et des informations, …
La distinction entre un processus métier manuel et un processus automatisé réside principalement dans la façon dont les tâches sont réalisées, contrôlées et suivies. Un processus manuel implique souvent une multitude d’interventions humaines : saisie de données, circulation de documents papier, validations successives et risques d’erreurs accrus. À l’inverse, un processus automatisé utilise des logiciels pour exécuter automatiquement chaque étape : routage des demandes, notifications, contrôles et archivage.
Cette automatisation garantit la cohérence, la traçabilité et la rapidité des opérations, tout en libérant les employés des tâches répétitives.
L’automatisation des processus, associée à une GED, facilite la valorisation des données des différentes sources et améliore les interactions entre les acteurs du processus. Une fois le processus mis en place, le pilotage permet d’avoir une visibilité continue des activités et les échanges d’informations.
L’automatisation via un logiciel BPM apporte de nombreux avantages aux organisations industrielles : réduction des coûts opérationnels, diminution des erreurs, amélioration de la conformité, meilleure collaboration inter-équipes et flexibilité accrue. Elle offre également une visibilité totale sur les données, facilitant ainsi l’analyse, la prise de décision et l’amélioration continue. Enfin, elle permet de recentrer les collaborateurs sur des tâches à forte valeur ajoutée et d’accroître la satisfaction client.
Le choix d’une digitalisation des processus et de son degré d’intensité mérite donc une réflexion en fonction des ressources, des besoins et des objectifs visés par l’entreprise. Ainsi, la définition de cette stratégie implique les différents acteurs de la société, et non uniquement le service Système d’information.
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Automatiser les processus métiers avec un logiciel BPM permet un gain de temps considérable. Les tâches répétitives, telles que la saisie de données ou le contrôle des documents, sont exécutées en quelques secondes, sans intervention humaine. Cette rapidité réduit les délais de traitement et libère les équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée. De plus, l’automatisation élimine de nombreuses sources d’erreurs liées à la manipulation manuelle des informations. Par exemple, le client Petit Bateau a économisé plus de 2 500 heures de ressaisie grâce à la digitalisation des bilans fournisseurs, passant de trois heures à cinq minutes par opération.
La conformité réglementaire est un enjeu majeur pour les entreprises industrielles. Un logiciel BPM garantit le respect des normes, comme l’ISO 9001, en automatisant les contrôles, l’archivage des données et la traçabilité des opérations. La solution Visiativ Processus Qualité, par exemple, centralise la gestion du système qualité et permet de piloter efficacement les plans d’action correctifs (CAPA). Cette approche renforce la sécurité des données, réduit les risques d’écarts et fiabilise l’ensemble des processus.
L’automatisation et l’optimisation des workflows améliore la collaboration entre les différents services de l’entreprise. Les informations circulent de façon fluide, chaque acteur est alerté en temps réel des tâches à réaliser et les validations sont simplifiées. La plateforme BPM de Visiativ permet, par exemple, aux équipes qualité, production et maintenance de travailler ensemble sur les plans d’action, garantissant ainsi la cohérence et la réactivité nécessaires à l’amélioration continue.
La digitalisation des processus métier engendre une réduction significative des coûts liés aux tâches manuelles, aux erreurs et aux retards. Les opérations sont optimisées, les stocks et commandes sont gérés plus efficacement, et les ressources sont mieux allouées. Selon l’étude AFNOR, la maîtrise de la non-qualité représente un gain financier direct pour les entreprises industrielles, avec un impact mesurable sur le chiffre d’affaires.
Un logiciel BPM moderne offre une grande flexibilité. Les workflows peuvent être adaptés rapidement en fonction des évolutions des métiers, des nouvelles réglementations ou des besoins clients. Grâce aux solutions low-code/no-code de Visiativ, les équipes métiers sont autonomes pour ajuster les processus sans attendre le développement informatique. Cette agilité est un atout décisif pour rester compétitif dans un environnement industriel en constante mutation.
L’automatisation des processus via un logiciel BPM offre donc des avantages décisifs : rapidité, conformité, collaboration, maîtrise des coûts et agilité. Ces bénéfices se traduisent concrètement par une performance accrue et une meilleure satisfaction des parties prenantes.
Processus | Bénéfices de l'automatisation | Indicateurs de performance |
Onboarding des employés | Réduction des délais, expérience employé améliorée | Temps d’intégration, taux de satisfaction |
Gestion des réclamations clients | Réponses plus rapides, traçabilité | Délai de traitement, taux de résolution |
Traitement des factures | Diminution des erreurs, conformité accrue | Taux d’automatisation, temps de validation |
Gestion des stocks | Suivi en temps réel, optimisation logistique | Ruptures évitées, rotation des stocks |
Tâches administratives/RH | Conformité, gain de temps | Taux de digitalisation, satisfaction RH |
Suivi de projet | Visibilité accrue, respect des délais | Avancement, respect des jalons |
L’intégration de nouveaux employés est un processus clé, souvent complexe et chronophage. Un logiciel BPM permet d’automatiser la planification des accueils, la gestion des documents administratifs, l’attribution des accès informatiques et la formation initiale. Chaque étape est tracée, les responsables reçoivent des notifications automatiques et les nouveaux collaborateurs bénéficient d’un parcours fluide et conforme. Ce mode opératoire réduit le risque d’oublis, accélère la montée en compétences et favorise l’engagement des employés dès leur arrivée.
La satisfaction client passe par une gestion efficace des demandes et réclamations. Grâce à l’automatisation, chaque demande est enregistrée, orientée vers le bon service et suivie en temps réel. Les clients reçoivent des réponses rapides et personnalisées, tandis que les équipes disposent d’indicateurs précis pour piloter la qualité du service. Chez Wilo, par exemple, la fiabilisation des flux d’informations et la création de workflows no-code ont permis des gains de productivité immédiats dans la gestion des réclamations.
Le traitement des factures et des paiements, souvent source de retards et d’erreurs, gagne à être automatisé. Un logiciel BPM extrait les données, vérifie la conformité, déclenche les validations et assure le paiement dans les délais. Ce pilotage centralisé limite les risques de doublons, de fraudes ou de litiges avec les fournisseurs. Les équipes comptables peuvent ainsi se concentrer sur l’analyse et l’optimisation des flux financiers.
La gestion des stocks et des commandes est cruciale dans l’industrie manufacturière. L’automatisation permet un suivi en temps réel des niveaux de stocks, des entrées/sorties et des commandes fournisseurs. Les alertes automatiques évitent les ruptures ou les surstocks, tandis que les tableaux de bord facilitent la planification et la prise de décision. La visibilité offerte permet d’optimiser les flux logistiques et de garantir la satisfaction client.
Les processus administratifs et RH sont particulièrement adaptés à l’automatisation : gestion des congés, des absences, des notes de frais ou des contrats. Un BPM prend en charge la collecte des données, les circuits de validation et l’archivage des documents, tout en assurant la conformité réglementaire. Les équipes RH peuvent ainsi se concentrer sur le développement des talents et l’amélioration de la qualité de vie au travail.
Le suivi de projet implique de nombreux acteurs et des tâches multiples. Automatiser ces processus avec un BPM permet d’unifier la gestion des jalons, des tâches et des ressources. Les notifications, le reporting et les contrôles de performance sont automatisés, ce qui garantit une meilleure visibilité, une planification optimisée et un respect des délais. Cela favorise la cohésion des équipes et le succès des projets industriels.
Manon RUIZ 
Responsable Business Consulting chez Visiativ
Manon est responsable du service Business Consulting chez Visiativ, dont la mission est d’accompagner les entreprises à réaliser leur transformation numérique en servant les enjeux stratégiques de la direction. Grâce à sa formation d’ingénieur, elle accompagne les dirigeants depuis bientôt 14 ans à travers notamment la réalisation de diagnostics numériques répondant aux enjeux de l’industrie de demain.
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