Top 5 des fonctionnalités d’un logiciel de GED

La gestion du cycle de vie des documents

Bien gérer le cycle de vie des documents, c’est s’assurer que les collaborateurs ne consulteront que des éléments (commerciaux, techniques, promotionnels) encore valides au moment où ils les ouvrent. Avec un outil de GED, vous pouvez contrôler et automatiser la mise à disposition et l’archivage des documents. Vous supprimez ainsi le risque d’erreur lié à l’utilisation d’un document obsolète car le logiciel de GED permet de diffuser des documents mis à jour en temps réel à l’ensemble des utilisateurs.

La création d’un historique des opérations

En matière de démarche qualité, la mise en place d’une GED permet de capitaliser sur votre savoir-faire. En effet, vous serez en mesure de créer un historique des opérations, afin de répondre avec précision à toute sollicitation, qu’elle émane d’un organisme contrôleur ou d’un client.

Résultat ? Vous réduisez les pertes d’information liées à la circulation d’information sur papier. Vous parvenez plus vite à la bonne information, via un système de classement et d’organisation dynamique des documents qualité, même les plus sensibles. De même, vous créez votre patrimoine documentaire, en favorisant la sauvegarde des éléments sensibles sur un espace sécurisé.

Le rattachement des données à l’ERP ou au CRM

La démarche qualité fait partie intégrante de la vie de l’entreprise. Elle en est même une composante essentielle, attestant que les produits proposés correspondent bien aux besoins des clients et des utilisateurs finaux !

A ce titre, les données issues de la démarche qualité se doivent d’être rattachées à l’ERP ou au CRM de l’entreprise. Celles-ci peuvent en effet être précieuses pour l’ensemble des collaborateurs, comme les commerciaux par exemple, ou les techniciens de maintenance. Avec un logiciel de GED, ce rattachement est automatique, et les informations circulent mieux !

La collaboration avec les clients

Le client est au centre de la démarche qualité. Avec la GED, vous pouvez naviguer, en toute convivialité, dans le référentiel documentaire de ce dernier. Vous lui apportez de la visibilité sur vos process : sur les prochaines étapes de votre production ou du traitement de son dossier, voire sur les actions correctrices lancées. Vous pouvez même diffuser vos informations depuis votre outil, afin de renforcer la confiance que vos clients vous accordent !

Notez, enfin, que vous pouvez contrôler les droits de gestion et de consultation des différents éléments en fonction des profils et niveaux d’autorisation de chaque utilisateur : vous restez maître de vos documents.

La production collaborative des documents

Annotation, modèles, transferts… Avec la GED, les documents peuvent être produits collectivement de manière digitale. En supprimant l’étape « papier », vous gagnez du temps et de l’efficacité en mettant en place un circuit de validation documentaire (cette fonctionnalité est appelé le workflow documentaire) : avec un gain de temps moyen de l’ordre de 30%.

Les éléments arrivent entre les bonnes mains plus vite, et en repartent avec la même célérité, pour la plus grande satisfaction, in fine, des collaborateurs et des clients.

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