La gestion des dossiers clients dans l’industrie : les avantages de la digitalisation

Le 19 février 2024

la gestion des dossiers clients

La dématérialisation des documents dans l’industrie touche plusieurs acteurs de l’entreprise. Elle vise à remplacer les documents papiers par une gestion informatique, qui utilise différentes solutions de dématérialisation. Le socle commun reste la numérisation des documents. Nous allons voir comment la dématérialisation de la gestion documentaire facilite la gestion des dossiers clients et affaires, que ce soit pour le service ADV, pour la force commerciale et pour vos clients eux-mêmes.

 

En adoptant une démarche zéro papier, l’entreprise industrielle gagne incontestablement en productivité et améliore sa compétitivité.

 

Concernant la gestion des dossiers clients et affaires dans une entreprise, nous rencontrons souvent des problématiques récurrentes dont voici quelques exemples :

 

  • Responsable ADV : Comment centraliser l’ensemble des pièces transmises par les clients et commerciaux ?
  • Commercial : Comment accéder au dossier Client quand je suis en déplacement ?
  • Client : Comment puis-je consulter mes devis ?

 

Nous constatons également que ces questions trouvent facilement leur réponse avec la mise en place d’une solution de gestion documentaire.

 

Pourquoi dématérialiser la gestion des dossiers clients dans l’industrie ?

 

 

1. Améliorer la satisfaction client en améliorant le traitement des demandes

 

Les entreprises industrielles qui prennent le virage de la transition numérique travaillent sur 4 grands axes de transformation, dont un qui concerne « l’écosystème » et la capacité pour la société à réinventer sa proximité avec ses clients et ses partenaires. L’objectif principal étant d’améliorer la satisfaction client. Ainsi donc, la satisfaction client est logiquement impactée par la façon dont vous gérez vos dossiers clients et affaires.

 

Quels sont les problèmes récurrents rencontrés dans la gestion des dossiers clients papiers ?

 

Perte des documents

 

 

Perte de temps à rechercher les informations

 

 

Problèmes d’accès aux dossiers
pour les commerciaux et les clients

En optant pour une solution de dématérialisation des documents, vous répondez aux problématiques souvent rencontrées par vos collaborateurs et vos clients :

 

  • Responsable ADV :

 

Comment centraliser l’ensemble des pièces transmises par les clients et commerciaux ?

 

Avec une solution de dématérialisation des documents, le service ADV dispose d’une armoire numérique totalement intégrée à son environnement de travail.

 

  • Commercial :

 

Comment accéder au dossier Client quand je suis en déplacement ?

 

Avec une solution de dématérialisation des documents, et grâce à la solution full web, je peux accéder à mes dossiers où que je sois.

 

  • Client :

 

Comment puis-je consulter mes devis et factures ?

 

Avec une solution de dématérialisation des factures et devis, je peux les consulter directement sur mon navigateur web !

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2. Sécuriser votre activité afin d’éviter les actes malveillants

 

Le secteur industriel a pris du retard dans sa démarche de dématérialisation. Les entreprises industrielles ont été, et sont encore, frileuses face à ces solutions numériques. A contrario, elles ont été rapidement adoptées par le secteur tertiaire par exemple. Le principal frein des industriels concerne la sécurité des données, qui est extrêmement importante et déterminante dans ce secteur d’innovation. Et pourtant… l’un des avantages d’avoir une armoire numérique stockant l’ensemble des dossiers est bien la sécurité !

 

En effet, il faut imaginer qu’une solution de dématérialisation des documents n’est autre qu’une armoire numérique sécurisée et parée contre les attaques. Elle permet de sécuriser les dossiers :

 

  • Contre les problèmes de sécurité, virus et autres actes malveillants
  • Contrôler l’accès aux documents clients
  • Eviter qu’ils se dispersent dans l’entreprise
  • Garantir la complétude des dossiers clients
  • Assurer la conformité réglementaire

 

3. Optimiser la démarche commerciale pour consacrer plus de temps aux affaires

 

De façon générale, la stratégie de digitalisation d’une entreprise œuvre à automatiser les tâches fastidieuses et faciliter les process internes afin que les collaborateurs puissent se concentrer sur les missions et projets à valeur ajoutée pour l’entreprise.

 

Dans le cadre de la gestion des dossiers clients et affaires, une solution de dématérialisation des documents permet de passer moins de temps sur l’administratif. Par conséquent, cela permet aux commerciaux de consacrer plus de temps aux clients, les clients gagnent également du temps dans la gestion de leur dossier, et finalement, cette dynamique favorise des actions qui impacteront 2 choses primordiales pour l’entreprise : la satisfaction client et la productivité !

 

 

Gain de temps moyen constaté après la mise en œuvre d’une gestion de dossier client
Source : Témoignage Agent GAN Assurance

Quelle solution pour la dématérialisation des dossiers clients dans l’industrie ?

Comment garder la rigueur du classement que vous aviez avec vos armoires physiques mais avec la souplesse de la consultation et de la manipulation du document ?

Voici les principales interactions autour des dossiers clients

 

 

 

 

Le groupe Visiativ vous accompagne dans la transformation numérique de votre service client avec l’application Visiativ Document Industrie. Cette solution numérique vous permet de dématérialiser la gestion de vos dossiers clients et affaires. Avec Visiativ Document Industrie, vous disposez d’une armoire numérique sécurisée vous permettant de classer, rechercher et partager simplement les documents relatifs à vos clients et à vos affaires.

 

Cette solution permet de garder vos dossiers clients et affaires à portée de main :

 

  • Retrouver facilement vos documents clients :

 

– Centraliser les échanges
– Normaliser le classement de vos dossiers clients et affaires
– Faciliter le partage et dépôt de documents

 

  • Sécuriser votre dossier clients :

 

– Contrôler l’accès aux documents clients
– Eviter qu’ils se dispersent dans l’entreprise
– Garantir la complétude des dossiers clients
– Assurer la conformité réglementaire

 

  • Libérer du temps à votre force commerciale :

 

– Réduire les tâches administratives
– Fournir un accès 24/7 et mobile aux documents clients
– Apporter une vision complète du client à l’ensemble de l’entreprise

C’est le gain de temps considérable pour accéder aux documents et la qualité des informations. Par ailleurs, comme les commerciaux peuvent désormais se connecter à distance, ils n’ont plus à s’inquiéter de disposer ou pas d’un document. Aujourd’hui, 90% de nos documents sont numérisés et archivés et l’ensemble de nos documents d’entreprise sont classés et accessibles pour les collaborateurs concernés, aux ressources humaines, au service commercial ou à la logistique. Emmanuel Barrault, Directeur Administratif et Financier, société Maugin „

Comment ça fonctionne Visiativ Document Industrie ?

 

  • Import/Scan :

 

– Scanner vos documents papiers ou importer vos documents numériques.

  • Reconnaissance :

 

– Identifier les documents manuellement ou automatiquement grâce aux fonctionnalités, ou à l’interfaçage optionnel avec une solution de reconnaissance documentaire.

  • Armoire numérique :

 

– Classer et centraliser l’ensemble des documents (propositions commerciales, contrats, factures, etc.) ainsi que les échanges courriers ou mails tout en assurant la sécurité et la confidentialité.
– Accéder aux documents clients et affaires dans un espace unique et partagé.
– Trouver instantanément vos documents grâce à l’indexation dynamique.

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