Les raisons d’être de la collaboration à distance, le rôle de la GED et des outils collaboratifs

La GED, outil central de la collaboration à distance

Adapter et offrir des solutions de travail à distance à ses collaborateurs tout en assurant la sécurité de ses données, c’est une nouvelle façon de travailler que les entreprises doivent proposer à leurs collaborateurs. 

L’utilisation d’une GED permet de mettre à disposition de nombreuses fonctions facilitant le travail à distance comme : 

• • Centralisation des documents 

• • • Intégration de tout type de documents dans un système unique 
    • Recherche simple, avancée et multicritère 
    • Gestion des versions, révisions,… 

• • Sécurisation des données 

• • • Gestion des droits et des accès 
    • Confidentialité des données 

• • Workflow 

• • • Automatisation des étapes de validation avec possibilité d’alerte auprès de chaque intervenant 
    • Rattachement de documents, obligatoires ou non, à chaque étape 

• • • Faire circuler la bonne information au bon moment 

La GED reste un véritable outil pour la collaboration à distance et elle est facteur de réactivité, d’efficacité et de productivité. Mais au-delà des données, comment les collaborateurs peuvent communiquer entre eux ?  

Allons plus loin dans la collaboration

Le partage des données ne se fait pas seulement avec une GED, d’autres outils peuvent également y contribuer et faciliter votre collaboration à distance. 

Le Groupe Visiativ a développé de nombreuses solutions : 

• • Solution de messagerie instantanée qui permet aux collaborateurs de dialoguer en temps réel 

• • Solution pour organiser des réunions à distance dans un environnement convivial. Vous pourrez y accéder de votre ordinateur ou de votre smartphone. 
  • Solution de partage de fichiers volumineux avec vos collaborateurs, vos clients et vos fournisseurs. 

Les plus de la collaboration à distance

Peu importe les raisons, les personnes auront toujours besoin de se déplacer, ne serait-ce que pour partir en rendez-vous clientèle, pour faire un point sur un projet,… Le contact physique est privilégié. 

Cependant,  dans certaines situations, les déplacements peuvent être évités. Il est donc nécessaire de recourir à des outils de travail à distance. 

Ces outils favorisent une flexibilité dans son travail et sont vecteurs de productivité : 

• • Visibilité améliorée et emplacement centralisée : l’ensemble des documents est stocké dans un seul outil (le plus souvent une GED), sans avoir à chercher chacun de son côté pour trouver le dernier document. Les mises à jour sont en temps réel et chaque collaborateur peut avoir une vision de l’avancement du projet. 

• • Plus grande agilité lors de changements : plus de flexibilité pour adapter son plan en fonction de ce que l’on demande aux collaborateurs. Chacun a une vision globale des priorités de chaque projet grâce à ces outils de partage. 

• • Vecteur d’innovation : la collaboration pousse parfois les individus à se dépasser, en proposant de nouvelles idées sur un projet, en essayant d’anticiper les besoins de son manager.