Les raisons d’être de la collaboration à distance, le rôle de la GED et des outils collaboratifs

Le 8 septembre 2022

Une entreprise fonctionne grâce à ses collaborateurs. Pour cela, ils doivent travailler ensemble, c’est-à-dire en communiquant, en partageant les informations, en confrontant leurs idées et tout ça en bonne intelligence. 

 

Cependant, les entreprises ont dû s’adapter à des nouvelles habitudes, par exemple du fait des collaborateurs éloignés géographiquement, de la mobilité professionnelle,… Elles ont dû intégrer la notion de travail à distance. Pour cela rien de mieux que d’utiliser les nouvelles technologies.

 

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Outils de Collaboration à Distance

La GED, outil central de la collaboration à distance

 

Adapter et offrir des solutions de travail à distance à ses collaborateurs tout en assurant la sécurité de ses données, c’est une nouvelle façon de travailler que les entreprises doivent proposer à leurs collaborateurs. 

 

L’utilisation d’une GED permet de mettre à disposition de nombreuses fonctions facilitant le travail à distance comme : 

 

    • Centralisation des documents 
      • Intégration de tout type de documents dans un système unique 
      • Recherche simple, avancée et multicritère 
      • Gestion des versions, révisions,… 
    • Sécurisation des données 
      • Gestion des droits et des accès 
      • Confidentialité des données 
    • Workflow 
      • Automatisation des étapes de validation avec possibilité d’alerte auprès de chaque intervenant 
      • Rattachement de documents, obligatoires ou non, à chaque étape 
      • Faire circuler la bonne information au bon moment 

 

La GED reste un véritable outil pour la collaboration à distance et elle est facteur de réactivité, d’efficacité et de productivité. Mais au-delà des données, comment les collaborateurs peuvent communiquer entre eux ?  

 

 

 

Allons plus loin dans la collaboration

 

Le partage des données ne se fait pas seulement avec une GED, d’autres outils peuvent également y contribuer et faciliter votre collaboration à distance. 

 

Le Groupe Visiativ a développé de nombreuses solutions : 

 

    • Solution de messagerie instantanée qui permet aux collaborateurs de dialoguer en temps réel 
    • Solution pour organiser des réunions à distance dans un environnement convivial. Vous pourrez y accéder de votre ordinateur ou de votre smartphone. 
    • Solution de partage de fichiers volumineux avec vos collaborateurs, vos clients et vos fournisseurs. 

 

 

Les plus de la collaboration à distance

 

Peu importe les raisons, les personnes auront toujours besoin de se déplacer, ne serait-ce que pour partir en rendez-vous clientèle, pour faire un point sur un projet,… Le contact physique est privilégié. 

Cependant,  dans certaines situations, les déplacements peuvent être évités. Il est donc nécessaire de recourir à des outils de travail à distance. 

 

Ces outils favorisent une flexibilité dans son travail et sont vecteurs de productivité : 

 

    • Visibilité améliorée et emplacement centralisée : l’ensemble des documents est stocké dans un seul outil (le plus souvent une GED), sans avoir à chercher chacun de son côté pour trouver le dernier document. Les mises à jour sont en temps réel et chaque collaborateur peut avoir une vision de l’avancement du projet. 
    • Plus grande agilité lors de changements : plus de flexibilité pour adapter son plan en fonction de ce que l’on demande aux collaborateurs. Chacun a une vision globale des priorités de chaque projet grâce à ces outils de partage. 
    • Vecteur d’innovation : la collaboration pousse parfois les individus à se dépasser, en proposant de nouvelles idées sur un projet, en essayant d’anticiper les besoins de son manager.

Et vous, au sein de votre entreprise, utilisez-vous des outils pour la collaboration à distance ? 

 

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