La GED, garante du travail à distance ?

Le 27 octobre 2022

À l’heure où le télétravail touche une bonne partie de la population active française, les solutions de GED (gestion documentaire) et de dématérialisation n’ont jamais eu un rôle aussi essentiel à jouer. 

 

Les entreprises ont dû s’adapter pour que leurs employés puissent continuer leur travail à distance et reste performant. Pour cela, au-delà du fait que les managers ont dû revoir leurs façons de faire, les outils misent à disposition ont dû également évoluer. 

 

Grâce aux solutions de GED et de dématérialisation, la mise en place du télétravail peut se simplifier. 

 

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GED Travail à Distance

Fluidifier les informations pour faciliter le travail à distance

 

Avec les solutions de gestion documentaire, les collaborateurs peuvent accéder à tout moment à leurs documents. N’importe quel type de documents peut être stockées.  

 

Cependant, il est important de mettre la bonne solution pour préserver la confidentialité et la sécurisation des documents. Par exemple, avec votre GED, vos collaborateurs disposent d’une authentification sécurisée avec des identifiants qui leurs sont propres. De plus, la gestion des droits sur les documents permet de restreindre l’accès à certaines fonctionnalités selon le profil utilisateur et garantir la confidentialité des documents. 

 

Enfin, utiliser une GED permet de conserver les processus déjà présents dans l’entreprise. Cela répond à des enjeux organisationnels importants. Dans ce cas-là, on parle notamment de gestion de workflows. Un module comme celui-ci permet de respecter, même en travail à distance, le processus de traitement documentaire entre les collaborateurs comme dans l’entreprise. Chaque workflow se personnalise en fonction du type de documents et des intervenants. 

 

 

En résumé les fonctionnalités les plus courantes d’une GED sont : 

 

    • Le partage d’informations en temp réel 
    • Des accès en fonction des droits et des profils utilisateurs 
    • Des notifications en fonction du type de documents 
    • Des workflows de validation de documents avec annotations 
    • La gestion des versions/révisions 

 

 

Quand la GED répond également aux besoins de diffusion interne et externe

 

Diffuser des documents à des tiers est indispensable dans une vie en entreprise, et encore plus quand on travaille à distance. Le faire de manière automatiser et le tracer est encore plus important. 

 

Les outils de GED vous permettent notamment de partager des documents numériquement au travers d’un espace sécurisé en ligne ou d’email, de signer électroniquement des documents,… 

 

Peu importe le mode de diffusion choisi, il vous permettra de fluidifier votre communication, de minimiser les tâches répétitives tout en vous garantissant une sécurisation de vos données.  

 

 

Les outils de GED améliorent également les relations avec votre écosystème (collaborateurs, fournisseurs, clients,…) : 

 

    • Gestion des documents clients : gestion des devis, gestion des contrats, rappel des échéances, envoi des factures électroniquement,… 
    • Gestion des documents fournisseurs : alerte sur les échéances, gestion des bons de commande, gestion des bons de livraison,… 

 

Tous les documents sont donc stockés sur une plateforme unique et sécurisée. 

 

La GED, et si on y passait ? Cette période aura fait évoluer la culture des entreprises et l’importance de mettre à disposition des collaborateurs les bons outils. Que vous décidiez de mettre en place une solution de GED ou de dématérialisation permettra d’améliorer la productivité de vos collaborateurs. Vous voulez aller plus loin et gérer non seulement vos documents, mais aussi vos données de votre bureau d’études par exemple. 

 

Visiativ GED Technique est une des solutions métiers de la Visiativ Innovation Platform, qui améliore les performances des PME/ETI par l’innovation et la transformation numérique, sociale et environnementale.

 

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