Reporting des forces de vente : les clés de l’efficacité

Choisir les bons indicateurs

Pour ne pas être une tâche trop rébarbative, le reporting doit s’appuyer sur des informations qui mènent à une décision. Avant de demander à votre force de vente de « rendre des comptes », pensez donc à sélectionner les indicateurs les plus pertinents, c’est-à-dire ceux qui vous permettront de réorienter, si besoin, votre stratégie commerciale. Pensez, ensuite, à expliquer à vos commerciaux en quoi eux aussi pourront y trouver une valeur ajoutée pour leur mission !

Mais comment choisir ces indicateurs de la performance commerciale ? Suivez nos « trois commandements » :

• • N’exigez pas de vos commerciaux qu’ils disent tout, mieux vaut quelques indicateurs pertinents qu’une masse de données inexploitable (si elle est remplie) ;
  • Demandez à vos commerciaux des informations quantitatives (nombre de rendez-vous, montant des contrats…) et qualitatives (pour des idées ouvertes ou des éclairages particuliers) ;
  • Mieux vaut véritablement impliquer votre force de vente dans le reporting. Pour cela, ils ne doivent pas avoir l’impression que vous cachez des informations. Ne choisissez que des indicateurs que vous pourrez partager avec l’ensemble de votre force de vente, dans un intérêt commun de développement.

Comment présenter le document de reporting ?

Attention, c’est important : veillez à l’apparence de votre document de reporting, sinon il ne sera jamais rempli par vos commerciaux. Préférez un outil en ligne et partagé, pour plus de praticité. Un formulaire Google Form peut être suffisant, quoiqu’il existe aussi des solutions spécialement conçues pour cela.

Au niveau du contenu, commencez par des questions fermées :

• • « Avez-vous signé un contrat ? »
  • « Avez-vous réussi à satisfaire le prospect ? »
  • « Le rendez-vous a-t-il duré plus longtemps que prévu ? »

Prévoyez ainsi des questions à choix multiples et des cases à cocher. Ainsi, vous récolterez des faits, des faits et rien que des faits. Ensuite, passez aux questions plus ouvertes, afin de laisser tout de même la place à l’interprétation personnelle. Après tout, un commercial est un professionnel de la vente, disposant d’une certaine expérience et d’un regard aiguisé sur son quotidien, ses enjeux et ses prospects. Il serait dommage de ne pas profiter de son expertise !

Il peut s’agir des questions suivantes :

• • « En cas de vente, quel a été l’argument décisif selon vous ? »
  • « Si la vente ne s’est pas réalisée, quel a été le point de blocage ? »
  • « Comment pourrions-nous améliorer la démarche commerciale ? »
  • « À quels commentaires, positifs ou négatifs, avez-vous dû faire face pendant le rendez-vous ? Comment avez-vous réagi ? »
  • « Pensez-vous que vous auriez pu avoir besoin de plus de données pour préparer le rendez-vous, et si oui, lesquelles ? »

Quand demander un reporting aux forces de vente ?

Idéalement, les commerciaux doivent se plier à l’exercice du reporting des forces de vente… dès la sortie d’un rendez-vous ! Ainsi, les informations (notamment celles qui relèvent d’une interprétation personnelle) seront fraîches dans leurs esprits. De fait, plus on attend, plus on doit rechercher les éléments demandés – au risque de les avoir perdus ou de les réinterpréter ;

Et si vous récompensiez les commerciaux les plus sérieux ?

On le sait, le reporting n’est pas un exercice qui passionne les commerciaux. Néanmoins, vous pouvez essayer de les motiver en créant un « challenge du reporting ». Le professionnel de la vente qui complétera le mieux (en termes de masse de données comme de régularité) son outil de reporting des forces de vente pourrait, par exemple, remporter une prime spéciale ou un prix en nature (un smartphone, un bon pour un repas dans un restaurant étoilé…).

Ainsi, vous transformez cette tâche en jeu. Et, puisque nous sommes tous de grands enfants, il n’y a rien de mieux qu’un jeu pour nous motiver !

Notez que le reporting des forces de vente peut également se faire directement, pour certaines informations, dans un CRM force de vente. C’est en tout cas la meilleure façon de faire fonctionner l’intelligence collective au sein d’une force de vente. N’hésitez pas à sensibiliser à plusieurs reprises durant l’exercice vos collaborateurs sur la question !