Quels sont les facteurs clés d’une transformation digitale réussie ?

Le 18 octobre 2023

Les PME sont à la croisée des chemins où l’ancien monde rencontre la transformation digitale. Les dirigeants savent que faire le choix du numérique est urgent et souvent source de questionnement, mais que c’est aussi synonyme de pérennité et de croissance grâce à l’adoption des technologies émergentes qui redessinent les contours des possibles. Alors comment, dans ce monde où l’IA, la RSE, la cybersécurité entremêlent leurs routes, les PME peuvent-elles avancer, éviter les erreurs, les pertes de temps et réussir leur transformation ?

Cet article se propose d'éclairer la route, en disséquant les enjeux, les obstacles et les leviers de la réussite de la métamorphose numérique.

Pourquoi les PME doivent-elles se transformer ?

Les enjeux des PME se multiplient

 

La transformation numérique n’est pas simplement l’adoption de nouveaux outils : c’est une refonte multidimensionnelle qui agrège une pluralité de mutations, qu’elles soient sociétales (avec la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), opérationnelles (avec l’IA ou l’IoT) ou encore structurelles (avec les évolutions des business modèles). Une multitude de transformations qui redéfinit l’ensemble de l’entreprise, depuis sa structure interne jusqu’à sa relation avec l’écosystème extérieur.
Lors de l’atelier Transformation du congrès Entreprise du Futur, nous avons interrogé les Directions Générales sur leurs préoccupations actuelles.

Atelier Transformations Entreprise Du Futur

La répartition de leurs réponses montre bien la pluralité des sujets en cours. Chaque enjeu, qu’il soit numérique, durable ou organisationnel, ne peut être traité en silo. C’est une composante interconnectée d’un tableau plus vaste qui dessine le périmètre de l’entreprise de demain : numériquement avancée, socialement responsable, éthiquement consciente et fondamentalement innovante.

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La transformation digitale comme source de performance

 

Ainsi, tout le monde s’accorde à dire que les PME doivent se transformer pour rester pertinentes et compétitives. Quel que soit l’enjeu digital, cyber, environnemental… les entreprises qui ne parviennent pas à répondre à ces attentes perdront des parts de marché au profit de concurrents plus innovants. Que ce soit pour proposer des parcours clients personnalisés, gagner en efficacité ou en attractivité, la transformation est indispensable !

Cette intégration du digital permet aux entreprises de tirer parti de la data qui circule de façon fluide et intelligente entre les services. Les décisions éclairées sont prises selon des données actualisées en temps réel qui renseignent sur les tendances du marché. Elle permet d’assurer à l’activité une protection contre les cyber-attaques, de simuler et mesurer l’impact de son activité et de ses produits sur la planète…

Transformation

Dans l’immensité des défis et opportunités de cette nouvelle ère, la transformation digitale guide et stabilise l’évolution des PME. Elle assure la durabilité et la viabilité à long terme et améliore la proactivité et l’excellence opérationnelle dans un écosystème de plus en plus complexe et interconnecté.

Comment se transformer ?

Les freins à la transformation digitale

 

Les études montrent que plus de 70% des projets de changement numérique n’atteignent pas les objectifs escomptés malgré les sommes investies et le temps passé. Derrière ce chiffre se cache un éventail de causes allant d’une mauvaise anticipation des impacts du projet sur les équipes et leur réticence au changement, au manque de vision ou de clarté des objectifs, ou encore aux ressources ou compétences insuffisantes.

 

Un des défis de la transformation numérique est le manque de leadership et de perspective claire. Sans cette vision et un engagement visible de la direction, il est compliqué de mobiliser les ressources pour mener à bien la transformation. La situation devient difficile pour les salariés tant que l’entreprise ne réalise pas les gains de productivité annoncés. C’est pourquoi les dirigeants doivent être les champions du changement et montrer l’exemple en adoptant eux-mêmes de nouveaux outils et processus et en soutenant activement le changement.

 

Il faut reconnaitre que les PME sont ultra focalisées sur la digitalisation et mènent souvent plusieurs projets en même temps, mais par manque de temps ou d’outil. Le dirigeant n’a pas d’information précise sur leur avancement… et même selon Sidney Yoshida. Seulement 4% des problèmes de l’entreprise sont remontés au DG… probablement les projets les plus complexes ou une fois qu’ils sont à un stade de difficulté avancée !

Iceberg De L'ignoranc

Changer de méthode de gestion de projets !

 

Sans doute la méthode de gestion de projet classique n’est plus adaptée à la multitude des projets. Habituellement un projet débute par ces étapes :

 

    • Élaboration du cahier des charges : une étape cruciale pour qui a pour but de rédiger un document qui servira de référentiel tout au long du projet en définissant les besoins, les spécifications et les attentes. Cette étape mobilisera un chef de projet pendant 3 à 4 semaines.
    • Benchmark des solutions disponibles sur le marché pour identifier et comparer celles correspondant aux critères établis et qui seront évaluées par le chef de projet et les experts métier durant 4 à 6 semaines.
    • Sélection de la solution la plus appropriée après une analyse approfondie des options, et en tenant compte des avantages et des inconvénients par le comité de pilotage pendant 2 ou 3 semaines.

 

Avec la diversité des enjeux et donc des projets, cette méthode traditionnelle de gestion de projet n’est plus applicable : trop d’informations à suivre, trop de temps passé à comparer les solutions, multitude de projets à gérer, manque de ressources…. Bien entendu la méthode Agile – avec son approche plus flexible et itérative – permet de raccourcir le temps de déploiement. Mais surtout il faut gagner du temps au démarrage du projet, avant la sélection de la solution. La rédaction du cahier des charge et la comparaison des solutions existantes sur le marché sont des étapes chronophages qui ne prennent en compte ni les systèmes d’information existants, ni l’ADN de l’entreprise.

 

La méthode de pilotage de la transformation proposée par Visiativ agglomère l’expérience de centaines de PME et propose un vaste panel d’expertises. Plutôt que d’écrire un cahier des charges, Visiativ met en lien les besoins exprimés par l’entreprise avec les expériences d’entreprises équivalentes dans un secteur d’activité comparable. Il s’agit de travailler avec un réseau de confiance de dirigeants qui auront déjà vécu un projet similaire et de partager leur expérience. Cet échange participe au benchmark de l’entreprise en évaluant ses propres performances en identifiant ses domaines d’amélioration possible.

 

Les retours d’expériences permettent d’apprendre des erreurs et des réussites des autres, pour l’adaptation des stratégies de manière plus éclairée. L’identification des best practices et ainsi gagner du temps dans les choix de solution.

Les facteurs de réussite d’une transformation

Avec plus de 400 diagnostics réalisés dans les PME et la communauté de 1800 dirigeants de Entreprise DU FUTUR, Visiativ a pu rassembler les secrets d’une transformation réussie.

 

CEO, sponsor de la transformation

 

Le dirigeant doit être un défenseur, mais surtout un acteur présent durant tout le processus de transformation. En montrant une véritable adhésion et en étant visiblement impliqué, le dirigeant motive et facilite l’adhésion organisationnelle au changement.

 

Une équipe de Transformers engagés

 

La construction d’une équipe de gestion solide, capable de piloter le processus de transformation, de prendre des décisions éclairées et de mobiliser les ressources nécessaires est un pilier de la transformation. Il est important de choisir des personnes compétentes et complémentaires, des managers qui, en plus de leur mission, travaillent en transversalité au sein de l’entreprise et comprennent parfaitement la raison d’être de la transformation pour être prêts à faciliter le changement et lever certains freins.

 

Une feuille de route claire et partagée

 

Si le plan stratégique à 5 ans est généralement partagé, pour réussir sa transformation il faut élaborer un plan de transformation complet. Cette feuille de route inclue les étapes clés de la transformation, les ressources nécessaires, les délais, les responsabilités et les mesures de suivi. Elle prend en compte les changements de la structure organisationnelle, des processus opérationnels, des systèmes informatiques et de la culture d’entreprise.

 

La communication est un élément clé pour le succès d’une transformation. Il est essentiel de partager la vision à tous les acteurs concernés, ainsi que les avancées, les réussites, et même les échecs. Les leçons apprises renforcent la confiance et la motivation de l’équipe. Cela crée une culture de transparence et d’apprentissage, et donne un élan collectif à la transformation.

 

Mesurer et Actualiser

 

Evaluer le succès de la transformation est essentiel pour s’assurer que les objectifs sont atteints et que les résultats attendus sont là. Il est important de mettre en place des métriques et des indicateurs de performance pour comparer les résultats réels avec les résultats escomptés, et réaliser les ajustements nécessaires pour améliorer les performances. La transformation est un processus continu ; il est essentiel de s’adapter et de s’améliorer en fonction des résultats, des avancées de chaque projet et des évolutions du marché.

Visiativ Transformer pour piloter sa transformation

A l’écoute de la communauté de dirigeants, Visiativ a co-élaboré avec ses clients un outil de pilotage des transformations. L’objectif est de pouvoir suivre les multiples projets menés en parallèle, tout en accélérant la transformation de l’entreprise.
Visiativ Transfomer est une démarche alignée avec les enjeux stratégiques de l’entreprise qui permet de créer une feuille de route et de suivre son déploiement tout en mesurant les gains.

Ecran Tableau ROI

Un tableau de bord

 

L’application permet au dirigeant de gérer la liste priorisée de ses projets en fonction de leurs valeurs, de leurs avancées et de leurs coûts. L’accès très visuel facilite le suivi continu et les arbitrages à faire entre les projets. L’application simplifie la communication des avancées de chaque transformation et des gains obtenus.
Toutes les données projets sont centralisées et à jour, que ce soit sur les projets digitaux, RSE de cybersécurité ou d’innovation. Le dirigeant a accès à un unique tableau de bord qui permet de mesurer le ROI et d’ajuster les objectifs et leurs réalisations.

Tableau Benchmark

Un benchmark d’expériences

 

Basé sur les 400 diagnostics réalisés, Visiativ Transformer facilite aussi la comparaison et l’identification de solutions. Des critères de CA, effectif, secteurs, outils permettent de repérer les solutions les plus utilisées et les retours d’expériences simplifient les choix pour réussir votre transformation.

Surmonter les défis de la transformation numérique c’est définir une stratégie claire qui prend en compte les objectifs spécifiques de l’entreprise, les ressources disponibles et les défis à relever.

 

La première étape pour créer une stratégie de transformation numérique efficace est de réaliser un diagnostic de transformation pour identifier les domaines qui nécessitent une amélioration et les objectifs à atteindre grâce au digital. Ensuite, il est important de définir les étapes clés de cette transformation et de les planifier de manière réaliste dans une feuille de route. Cela permettra de s’assurer que les ressources nécessaires soient disponibles et que les délais soient respectés.

 

Enfin, il est essentiel de mesurer régulièrement les progrès réalisés dans le cadre de la transformation numérique. Cela permettra de s’assurer l’atteinte des objectifs et d’apporter les ajustements nécessaires en cours de route.

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