Quelles techniques pour organiser efficacement ses tournées commerciales ?

Comment organiser efficacement sa tournée commerciale ?

Préparation de la tournée

• Analyse et sélection des clients à visiter : À partir d’une liste de clients ou de prospects dans la zone géographique de votre périmètre d’activité, faites une sélection en fonction de l’importance du client (chiffre d’affaire généré, date du dernier rdv etc…) ou du potentiel business des prospects en vue.

• Définition des objectifs : Déterminez les objectifs de chaque visite, que ce soit pour vendre, présenter un nouveau produit, recueillir des feedbacks ou renforcer les relations.

• Préparation des rendez-vous : Rassemblez des informations sur chaque client (historique des commandes, préférences, attentes, etc.) pour personnaliser au mieux vos visites et votre argumentaire.

Utiliser l’IA pour préparer sa tournée commerciale

Certains outils de CRM Force de vente exploitent la collecte de données grâce au machine learning et au développement de l’IA pour aider les commerciaux à mieux sélectionner les clients à visiter (en fonction de leur historique de commande, de la récurrence de leurs achats par exemple). L’analyse prédictive permet en effet de prévoir les réachats ou la probabilité de faire du cross-selling en se basant notamment sur les comportements d’autres clients.

L’exploitation par les IA des comptes rendu des rendez-vous passés et des différentes interactions avec le client permettent d’obtenir des insights précieux utilisables par les commerciaux pour personnaliser l’expérience client et proposer des offres et services adaptés afin d’augmenter leur taux de transformation.

Planification du plan de tournée commerciale

La planification du plan de tournée commerciale est essentiel pour l’optimiser au maximum, dans le but de réaliser un maximum de visites qualitatives dans un temps et un espace limité. Il s’agit en d’autres termes de limiter les temps de trajets et les frais de déplacement des commerciaux pour maximiser le ROI de leurs tournées.

Il s’agira ainsi :

• D’optimiser les itinéraires : en utilisant des outils de planification d’itinéraires pour minimiser les temps de déplacement. Vous pouvez utiliser des applications GPS standard comme Google Maps ou Waze, ou bien d’utiliser des logiciels spécialisés en gestion de tournées, comme Visiativ Force de Vente ou encore Portatour.

• De prévoir les temps de rendez-vous : planifiez suffisamment de temps pour chaque visite, en incluant des marges pour les imprévus ou les déplacements. Certains outils spécialisés de gestion des tournées directement reliés au CRM de l’entreprise vous ferons gagner un temps précieux et de l’efficacité dans vos tournées en se servant de l’historique des rendez-vous précédents pour prévoir des timings adéquates.

Organisation logistique

• Préparation des supports de vente : Assurez-vous d’avoir tous les documents nécessaires (brochures, échantillons, contrats, etc.) pour chaque visite.

• Agenda clair : Maintenez un agenda détaillé avec les horaires de chaque rendez-vous, les contacts et les adresses.

Exécution de la tournée

• Suivi de l’itinéraire : Respectez autant que possible l’itinéraire et les horaires planifiés pour maintenir un rythme efficace. Les logiciels force de vente spécialisés intègrent des informations en temps réel sur les conditions de trafic et les prévisions météorologiques pour vous proposer les itinéraires les plus rapides.

• Interagir efficacement : Durant chaque visite, écoutez attentivement les besoins des clients, présentez vos produits ou services de manière personnalisée et prenez des notes détaillées sur les échanges. Enregistrez vos réunions, la retranscription textuelle vous sera très utile pour demander à une d’IA générative de vous préparer vos comptes-rendus.

• Gérez les imprévus : Soyez prêt à ajuster votre itinéraire en cas d’imprévus (rendez-vous annulé, trafic, etc.) tout en minimisant les perturbations et ayez toujours une liste de clients secondaires à visiter si un rendez-vous principal est annulé.

Suivi et analyse post-tournée

• Compte-rendu : Après chaque visite, rédigez un compte-rendu détaillé incluant les points discutés, les actions à suivre, et les commandes éventuelles : cela permet à l’entreprise d’avoir un retour complet de chaque tournée grâce à une solution spécifique. Utilisez l’IA pour faciliter la création de vos comptes rendu de rendez-vous : ces derniers sont chronophages mais sont particulièrement utiles pour nourrir le machine learning ainsi que pour la préparation et l’efficacité de vos futurs RDV.

• Analyse des résultats : Évaluez les résultats de votre tournée (objectifs atteints, commandes passées, feedbacks reçus) pour ajuster vos stratégies futures.

• Planification de la prochaine tournée : Utilisez les informations recueillies pour mieux organiser vos prochaines visites et améliorer vos performances. Les commerciaux auront la possibilité d’optimiser leur temps passé sur le terrain grâce à une application de gestion de tournée qui les aidera à planifier leur journée et choisir une zone sur la carte (secteurs) que l’outil proposera.

Quel solution idéale pour l’organisation des tournées de votre force de vente?

Visiativ Force de vente propose une solution clé-en-main pour préparer l’intégralité de l’activité du vendeur terrain : agenda, gestion de tournées, vue 360 client et préparation de rendez-vous.

Un agenda intelligent

Notre agenda lui permet de retrouver les rendez-vous clients (ou prospects) positionnés et d’en ajouter de nouveaux. L’application lui suggère de manière proactive des activités clients supplémentaires, grâce à notre algorithme qui croise automatiquement les visites réalisées, les fréquences théoriques, les retards de visites, les taux de couvertures, et les contraintes d’ouverture clients.

Une connexion au CRM pour la préparation des RDV

Cette connexion permet d’obtenir une vue 360 client : l’alliée du commercial sur le terrain.

Une fois les rendez-vous positionnés, le vendeur peut retrouver toute l’information nécessaire à la bonne connaissance du client qu’il va rencontrer pour la bonne préparation du RDV : informations commerciales, logistiques, comptables, notes, suivi des commandes, état du linéaire… Tout est à porté de main dans une vue 360 client, partagée de manière transverse et accessible en mode déconnecté.

Enfin, pour gagner encore plus de temps, la préparation assistée de rendez-vous résume pour le commercial toutes les informations clés pour son rendez-vous. Il lui suffit alors de quelques clics pour générer un panier ou un plan de vente personnalisé, clé-en-main pour son rendez-vous ou sa visite client.

Grâce à ces deux fonctionnalités parfaitement adaptées au métier du commercial terrain, Visiativ Force de vente est une solution idéale pour l’aider à organiser et préparer ses tournées : un rendez-vous bien préparé est un rendez-vous réussi !

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Pourquoi est t-il important d’organiser les tournées commerciales de sa force de vente ?

Amélioration de l’efficacité opérationnelle

• Optimisation du temps : Une bonne organisation permet de minimiser les temps de déplacement en planifiant les visites de manière logique et géographiquement cohérente dans un secteur choisi.

• Maximisation des visites : En planifiant soigneusement, un commercial peut visiter plus de clients en une journée, augmentant ainsi les opportunités de vente.

• Préparation optimale : Une organisation préalable permet de se préparer correctement pour chaque visite, avec les documents, les données et informations nécessaires à portée de main.

Réduction des coûts

• Économies sur les déplacements : Moins de temps passé sur la route signifie moins de dépenses en carburant, péages, et éventuellement hébergement.

• Utilisation rationnelle des ressources : Les ressources (temps, énergie, matériel) sont utilisées de manière plus judicieuse et productive.

Satisfaction et fidélisation des clients

• Régularité et prévisibilité : Les clients / prospects apprécient les visites régulières et bien planifiées, ce qui renforce la confiance et la fidélité.

• Qualité de l’interaction : Une visite bien préparée avec un discours et des propositions personnalisées montre au client qu’il est important et valorisé, ce qui améliore grandement la qualité des relations.

Augmentation du retour sur investissement

• Concentration sur les priorités : La planification permet de se concentrer sur les clients les plus importants ou les plus prometteurs, augmentant ainsi l’impact des visites.

• Meilleure présentation des produits : Une tournée bien organisée permet de consacrer le temps nécessaire à la présentation des données produits ou services, augmentant ainsi les chances de conclusion de ventes.

• Réactivité accrue : Une entreprise et un commercial bien organisé permet de répondre rapidement aux besoins ou aux problèmes des clients, augmentant ainsi les opportunités de vente et de fidélisation.

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