Quelles techniques pour organiser efficacement ses tournées commerciales ?

Qu’est-ce la tournée commerciale ?

Une tournée commerciale désigne un itinéraire planifié et structuré qu’un représentant commercial ou un vendeur suit pour visiter un ensemble de clients ou de prospects situés dans une zone géographique déterminée.

Le but principal d’une tournée commerciale est de rencontrer des clients potentiels (prospection terrain), de renforcer les relations avec les clients existants, de présenter de nouveaux produits ou services (aussi bien des produits de consommation qu’une application ou un site web), de recueillir des commandes, de négocier des contrats, et de résoudre des problèmes éventuels tout cela grâce à un logiciel de gestion des tournées commerciales.

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Quelles sont les étapes d’une tournée commerciale réussie ?

1. Préparer votre tournée

Pour garantir l’efficacité d’une tournée commerciale, une préparation minutieuse est essentielle. Cela permet non seulement de maximiser les opportunités de vente, mais aussi de personnaliser chaque interaction avec les clients.

• Analyse et sélection des clients à visiter :commencez par établir une liste des clients et prospects situés dans la zone géographique de votre tournée. Sélectionnez ceux qui présentent le plus grand potentiel, en fonction de critères tels que le chiffre d’affaires généré, la date du dernier rendez-vous ou le potentiel de développement. Cela vous permettra de concentrer vos efforts sur les clients les plus stratégiques.

• Définition des objectifs : avant chaque visite, fixez des objectifs clairs et précis. Selon le contexte, il peut s’agir de conclure une vente, de présenter un nouveau produit, de recueillir des retours clients ou de renforcer la relation commerciale. Cette préparation vous aide à structurer votre approche et à mesurer l’efficacité de chaque rencontre.

• Préparation des rendez-vous : prenez le temps de rassembler des informations clés sur chaque client. Consultez l’historique des commandes, les préférences et les besoins spécifiques afin de personnaliser votre discours et vos arguments. Une visite bien préparée démontre un réel engagement et renforce la confiance du client, augmentant ainsi les chances de succès.

2. Utiliser l’IA pour préparer sa tournée commerciale

Certains outils de CRM Force de vente exploitent la collecte de données grâce au machine learning et au développement de l’IA pour aider les commerciaux à mieux sélectionner les clients à visiter (en fonction de leur historique de commande, de la récurrence de leurs achats par exemple). L’analyse prédictive permet en effet de prévoir les réachats ou la probabilité de faire du cross-selling en se basant notamment sur les comportements d’autres clients.

L’exploitation par les IA des comptes rendu des rendez-vous passés et des différentes interactions avec le client permettent d’obtenir des insights précieux utilisables par les commerciaux pour personnaliser l’expérience client et proposer des offres et services adaptés afin d’augmenter leur taux de transformation.

3. Planifier votre plan de tournée commerciale

La planification du plan de tournée commerciale est essentiel pour l’optimiser au maximum, dans le but de réaliser un maximum de visites qualitatives dans un temps et un espace limité. Il s’agit en d’autres termes de limiter les temps de trajets et les frais de déplacement des commerciaux pour maximiser le ROI de leurs tournées.

Il s’agira ainsi :

• D’optimiser les itinéraires : en utilisant des outils de planification d’itinéraires pour minimiser les temps de déplacement. Vous pouvez utiliser des applications GPS standard comme Google Maps ou Waze, ou bien d’utiliser des logiciels spécialisés en gestion de tournées, comme Visiativ Force de Vente ou encore Portatour.

• De prévoir les temps de rendez-vous : planifiez suffisamment de temps pour chaque visite, en incluant des marges pour les imprévus ou les déplacements. Certains outils spécialisés de gestion des tournées directement reliés au CRM de l’entreprise vous ferons gagner un temps précieux et de l’efficacité dans vos tournées en se servant de l’historique des rendez-vous précédents pour prévoir des timings adéquates.

4. Optimiser votre logistique

Une organisation logistique soignée est indispensable pour que chaque visite se déroule sans accroc et dans des conditions optimales. Avant de partir en tournée, assurez-vous d’avoir préparé tous les supports de vente nécessaires pour chaque rendez-vous. Cela inclut les brochures, les échantillons de produits, les contrats et tout autre document qui pourra renforcer vos échanges. Un matériel de vente complet et bien organisé renforce la crédibilité de votre démarche et améliore l’efficacité de votre présentation.

Par ailleurs, un agenda clair et détaillé est essentiel pour une tournée bien orchestrée. En établissant un emploi du temps précis avec les horaires de chaque rendez-vous, les coordonnées de contact et les adresses de chaque client ou prospect, vous pourrez respecter les horaires tout en optimisant vos déplacements. Une bonne planification permet de maximiser le temps passé en visite plutôt que celui consacré aux trajets, augmentant ainsi l’efficacité de votre tournée.

5. Assurer le suivi et l’adaptation en temps réel

Pour tirer le meilleur parti de chaque tournée, il est essentiel de suivre l’itinéraire prévu et de rester concentré sur les objectifs de chaque visite. Respecter l’itinéraire et les horaires planifiés permet de maintenir un rythme efficace, d’autant plus que les logiciels de gestion commerciale spécialisés offrent des informations en temps réel, comme les conditions de trafic et les prévisions météorologiques, pour ajuster les trajets et gagner du temps.

Lors de chaque visite, adoptez une approche d’écoute active. Prenez le temps de bien comprendre les besoins des clients et de présenter vos produits ou services de manière personnalisée. Enregistrez les échanges pour faciliter la prise de notes et, si possible, utilisez une IA générative pour rédiger des comptes rendus détaillés basés sur ces enregistrements, afin de gagner du temps et de garantir un suivi de qualité.

Restez flexible pour faire face aux imprévus, qu’il s’agisse de modifications de dernière minute dans l’agenda, de rendez-vous annulés, ou de ralentissements dus au trafic. Dans ces cas, il est toujours utile d’avoir une liste de clients secondaires à contacter pour maximiser chaque déplacement et minimiser les pertes de temps.

6. Évaluer les résultats de la tournée

Après chaque visite, il est essentiel de rédiger un compte rendu détaillé. Celui-ci doit inclure les points discutés, les actions à entreprendre et les commandes passées, offrant ainsi un retour complet sur chaque tournée. Pour gagner du temps, l’utilisation de l’IA générative peut simplifier la création des comptes rendus, tout en alimentant le machine learning et en optimisant la préparation des futurs rendez-vous. Ces rapports sont importants pour maintenir une vision claire de l’évolution des visites et de l’efficacité commerciale.

Une fois les comptes rendus rédigés, il est important de procéder à l’analyse des résultats. Évaluez si les objectifs ont été atteints, si des commandes ont été passées et quels feedbacks ont été reçus. Cette évaluation vous permet d’ajuster vos stratégies commerciales et d’identifier les points à améliorer pour les prochaines tournées.

Enfin, la planification des prochaines tournées devient plus stratégique grâce aux informations collectées. Les commerciaux peuvent utiliser une application de gestion de tournée pour organiser leur emploi du temps plus efficacement. L’outil propose des suggestions basées sur les secteurs à prioriser, permettant ainsi de maximiser le temps passé sur le terrain et de se concentrer sur les zones les plus prometteuses.

Quelle solution choisir pour l’organisation des tournées de votre Force de vente

Visiativ Force de vente propose une solution clé-en-main pour préparer l’intégralité de l’activité du vendeur terrain : agenda, gestion de tournées, vue 360 client et préparation de rendez-vous.

Un agenda intelligent

Notre agenda lui permet de retrouver les rendez-vous clients (ou prospects) positionnés et d’en ajouter de nouveaux. L’application lui suggère de manière proactive des activités clients supplémentaires, grâce à notre algorithme qui croise automatiquement les visites réalisées, les fréquences théoriques, les retards de visites, les taux de couvertures, et les contraintes d’ouverture clients.

Une connexion au CRM pour la préparation des RDV

Cette connexion permet d’obtenir une vue 360 client : l’alliée du commercial sur le terrain.

Une fois les rendez-vous positionnés, le vendeur peut retrouver toute l’information nécessaire à la bonne connaissance du client qu’il va rencontrer pour la bonne préparation du RDV : informations commerciales, logistiques, comptables, notes, suivi des commandes, état du linéaire… Tout est à porté de main dans une vue 360 client, partagée de manière transverse et accessible en mode déconnecté.

Enfin, pour gagner encore plus de temps, la préparation assistée de rendez-vous résume pour le commercial toutes les informations clés pour son rendez-vous. Il lui suffit alors de quelques clics pour générer un panier ou un plan de vente personnalisé, clé-en-main pour son rendez-vous ou sa visite client.

Grâce à ces deux fonctionnalités parfaitement adaptées au métier du commercial terrain, Visiativ Force de vente est une solution idéale pour l’aider à organiser et préparer ses tournées : un rendez-vous bien préparé est un rendez-vous réussi !

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Pourquoi est-il important d’organiser les tournées commerciales de sa force de vente ?

Amélioration de l’efficacité opérationnelle

L’organisation des tournées commerciales est essentielle pour maximiser l’efficacité opérationnelle de la force de vente. En optimisant le temps de déplacement et en planifiant les visites de manière logique et cohérente au sein d’un secteur donné, chaque minute passée sur le terrain est exploitée au mieux.

Cette approche permet non seulement de réduire les trajets superflus, mais aussi de multiplier les visites clients dans une même journée, augmentant ainsi les opportunités de vente. Une préparation en amont permet également aux commerciaux de disposer des documents, données et informations nécessaires pour chaque rendez-vous, rendant les interactions plus fluides et professionnelles.

Réduction des coûts

Une organisation logistique rigoureuse contribue par ailleurs à la réduction des coûts. Moins de temps passé sur la route se traduit par des économies en carburant, en péages et parfois même en frais d’hébergement. Cela permet également une utilisation plus rationnelle des ressources, en tirant le meilleur parti du temps, de l’énergie et du matériel mis à disposition des équipes de vente.

Satisfaction et fidélisation des clients

Les clients, quant à eux, bénéficient de cette organisation par la régularité et la prévisibilité des visites, renforçant la confiance et la fidélité. Lorsqu’un commercial arrive bien préparé, avec un discours adapté et des propositions personnalisées, le client se sent valorisé et mieux pris en charge. Cette qualité d’interaction contribue à consolider les relations et à améliorer la satisfaction client.

Augmentation du retour sur investissement

Enfin, l’organisation des tournées impacte directement le retour sur investissement. En concentrant les efforts sur les clients les plus stratégiques ou prometteurs, les commerciaux maximisent l’impact de chaque visite. Une tournée bien orchestrée permet également de présenter en détail les produits ou services, ce qui augmente les chances de conclure des ventes.

Par ailleurs, une organisation efficace améliore la réactivité de l’équipe commerciale, qui peut ainsi répondre plus rapidement aux besoins et aux problématiques des clients, renforçant à la fois les opportunités de vente et la fidélisation.

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