Les circuits de validation des documents : gagnez en réactivité

Pourquoi mettre en place un outil de workflow pour la validation de documents ?

Améliorer la traçabilité des documents et faire gagner du temps aux collaborateur

Prenons un exemple d’une demande interne quelconque dans un circuit de gestion documentaire dit classique. Cette demande comporte plusieurs étapes : la création, la distribution (souvent par e-mail ou même en version papier), la réception par la personne concernée, la vérification et validation, la notification envoyée à la personne qui a fait la demande. Ces étapes peuvent paraître simples, mais en pratique, entre les délais d’attente, les erreurs, les oublis, le facteur humain, cela peut prendre des jours et des jours, qui vont vous coûter cher en heures de travail de vos collaborateurs.

Avec la gestion électronique de circuit de validation des documents, chaque action devient ciblée et automatisée. Les formulaires de demande permettent à vos employés de créer ces documents en quelques secondes. La distribution automatique va les fournir à des personnes concernées, qui, à leur tour, traiteront le document et le valideront en un clic. Et s’il y a un oubli dans le circuit, le système enverra une alerte à l’utilisateur concerné. Dans ces conditions, l’augmentation des performances en matière de gestion des documents est inévitable !

Fluidifier le circuit de validation des documents circulants au sein de votre entreprise

La fonction « workflow » couvre le processus de traitement de tout le chemin qu’effectue le document, de sa création jusqu’à son archivage : il assure la bonne transmission d’un document, à condition de posséder les droits nécessaires, qui vont le modifier, le valider et le faire suivre à ceux qui le traiterons par la suite. Et ceci, tout en assurant la traçabilité, et en apportant de la fiabilité. Si dans votre société, vous êtes amenés à travailler de façon collaborative et surtout transversale, cet outil vous permettra de gagner en facilité de traitement et en rapidité.

Le module qui gère les circuits de validation des documents est une des fonctionnalités incontournables de la GED, qui permet à votre société non seulement de dématérialiser votre flux d’information, mais aussi d’assurer le contrôle et la pérennité des documents circulants dans l’entreprise. La GED technique est d’ailleurs la première “brique” nécessaire dans une démarche efficace de gestion du cycle de vie produit.

Les avantages d’un outil de workflow de document

Le workflow de validation facilite la gestion de documents et de processus, des tâches à accomplir ainsi que la validation de chaque acteur interne ou externe impliqué dans la réalisation d’un processus.

Grâce au traitement automatique des documents, les entreprises peuvent non seulement formaliser, uniformiser et accélérer le traitement des documents et autres tâches mais aussi garder le contrôle sur la gestion de version des documents.

Voici la liste de fonctionnalités qu’un outil de workflow idéal doit comporter :

• • 1. Identification des documents : vous pouvez visualiser à chaque moment le statut de document et l’historique des modifications à toute étape des circuits de validation documentaire. Le module vous propose la possibilité d’ajouter un filigrane à chaque changement du statut de document
    2. Vos équipes peuvent suivre et piloter chaque document en mode collaboratif, afin d’améliorer le traitement groupé de chaque demande
    3. Ce module facilite la mobilisation des bonnes personnes chargées de chaque étape de projet par le paramétrage d’accès et des rôles de chacun, suivant la nature ou l’émetteur du document
    4. Chaque personne concernée recevra une alerte ou bien une notification par e-mail dès l’arrivée d’un document à traiter, ainsi qu’une relance dans le cas d’un retard de traitement
    5. Ce module assure le respect du planning en vous garantissant la validation des documents à toutes les étapes et traces des retards pour vous permettre la meilleure réactivité
    6. La transparence et la traçabilité des modifications vous permettent de contrôler l’évaluation des documents
    7. La sécurisation de chaque circuit de validation documentaire est également assurée

4 gains notables avec la mise en place d’une automatisation de vos processus

• • 1. Gain de réactivité : visualisation en temps réel simple et rapide des délais, du statut des documents et des tâches à réaliser.
    2. Gain de traçabilité : prise de connaissance rapide sur l’ensemble du flow documentaire et de son historique de gestion.
    3. Gain de qualité : assurance d’un bon avancement de chaque processus avec une amélioration des prises de décisions.
    4. Réduction des coûts de traitement : meilleure productivité permettant aux collaborateurs de passer plus de temps sur les tâches à forte valeur ajoutée.

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