Adaptez la gestion de votre parc immobilier aux nouveaux enjeux sociétaux avec l’IWMS

Connaître ses bâtiments pour en réduire l’impact carbone

Pour s’inscrire dans une démarche de décarbonation des bâtiments et alléger au passage les factures énergétiques, il est indispensable de
mieux les connaître et de valoriser les données qu’ils produisent au quotidien.

Du point de vue de l’impact carbone des bâtiments, la « responsabilisation » de l’immobilier n’est plus une option : le DEET (Dispositif Eco Efficacité Tertiaire) notamment, oblige les gestionnaires à réduire la consommation énergétique des locaux tertiaires de 40% en 2030, 50% en 2040, et 60% à horizon 2050 ! Même constat du côté de la location de logements, puisque la loi Climat et Résilience interdira de louer des logements de classe G en 2025, de classe F en 2028 et de classe E en 2034.

D’où provient la donnée ?

Pour parvenir à ces objectifs environnementaux et sociaux, les gestionnaires peuvent s’appuyer sur de nombreuses données mobilisables dans les bâtiments et issues de toutes les phases du cycle de vie de l’asset :

• Conception

Plans, optimisations, normes environnementales respectées, maquette numérique…

• Construction

Matériaux utilisés, engins impliqués, modes de construction, durée des travaux, documentation des équipements installés, Dossiers des ouvrages Exécutés (DOE) …

• Utilisation

Mouvements des personnes présentes dans le bâtiment, consommations énergétiques et diverses, rythme des opérations de maintenance classiques, interventions d’urgence, alternance des présences et absences des utilisateurs, saisonnalité des consommations et des usages…

• Rénovation

Nouvelles normes respectées, gains énergétiques attendus et constatés, nouveaux matériaux utilisés, restructurations des espaces, nouveaux usages prévus et développés, hybridation des lieux…

• Déconstruction

Valorisation et recyclage des matériaux, remise en état du terrain à l’état originel…

Toutes ces « tranches de vie » d’un bâtiment génèrent ainsi de précieuses données qui nous permettent de mieux le connaître ; à condition de pouvoir les capter directement et de savoir les stocker.

En phase d’utilisation, quelles sont les différentes sources de données ?

Si le foncier (le terrain et/ou l’ensemble des parcelles) et le bâtiment (sa structure, ses matériaux…) offrent une base de données intéressante, c’est bien la phase d’utilisation qui génère le plus d’informations. Les sources sont nombreuses et réparties en deux grandes « familles » :

• Les équipements techniques accrochés au bâtiment

Ils comprennent les éléments de sécurité (contrôle d’accès, vidéoprotection, gestion des clés et des autorisations…), ainsi que les équipements de confort (production de chaleur pour l’hiver, de froid pour l’été, gestion de l’éclairage automatique comme manuelle…).

• Les équipements nécessaires à l’activité des usagers du bâtiment

Ils comprennent les éléments du mobilier, les postes de travail informatiques, les réservations de salles de réunion, de bureaux ou de
visioconférence, les équipements de diffusion et de présentation (TV, vidéoprojecteur, pieuvre audio…).

Sans oublier les données issues de diverses documentations qui rythment la vie du bâtiment (contrats de maintenance techniques attachés au bâtiment, contrats et les baux signés avec les occupants…) lesquelles permettent d’affiner d’autant plus la connaissance des besoins des personnes qui font vivre, au quotidien, les bâtiments.

Et des données issues de l’open data ?

L’exploitation et la visualisation de ces données est d’autant plus importante que celles issues de la vie du bâtiment sont complétées par
d’autres, issues de l’open data ; lesquelles offrent des informations précieuses aux gestionnaires immobiliers !

Elles sont fournies notamment par :

• Les centres de finances publiques
• Les différents ministères, au premier rang desquels celui de l’Économie et des Finances
• L’INSEE
• Le Cadastre
• Les services de météorologie comme Météo France
• L’Agence nationale de l’habitat (Anah)
• Les opérateurs et fournisseurs d’énergie, Enedis, GRDF…
• Le CSTB (Centre scientifique et technique du bâtiment)
• L’IGN (Institut national de l’information géographique et forestière)

Pour être comprises et utilisées, les données issues du bâtiment doivent être rassemblées au sein d’un espace digital : le jumeau numérique.

Des données centralisées au sein d’une plateforme digitale : un jumeau numérique

D’une manière générale, il s’agit de la représentation numérique d’une structure ou d’un environnement, qui se différencie de la maquette 3D «
classique » parce qu’elle n’est pas limitée à l’observation. Le jumeau numérique offre un référentiel des données, qu’elles soient créées lors de la phase de conception ou de fabrication du bâtiment, ou collectées lors de son exploitation ou de sa maintenance, en continu. D’où leur multiplication rapide au fur et à mesure de la vie du parc immobilier !

Le jumeau numérique doit ainsi être vu comme un élément digital dynamique évoluant au fil des améliorations apportées au bâtiment. Il s’appuie sur l’apprentissage automatique, qui communique perpétuellement avec son modèle physique et exploite au fur et à mesure des années un volume grandissant de données collectées.

Ses promesses sont nombreuses :

• Anticiper les problèmes des bâtiments
• Mieux planifier les opérations de maintenance
• Assurer la qualité de services des espaces
• Suggérer de nouveaux usages
• Réduire les consommations énergétiques en repérant les défauts et les améliorations potentielles
• Aider à comprendre les besoins des utilisateurs pour s’y adapter
• Fournir une vision, en temps réel, du bâtiment et de ses enjeux
• Accompagner et mesurer la sobriété…

La collecte des données qui « alimentent » le jumeau numérique

Concrètement, comment réaliser la collecte de ces données précieuses, diverses et hétérogènes, pour optimiser la gestion d’un parc de bâtiment ?

Le plus souvent, elle s’appuie sur la notion de Smart Building reposant sur l’intégration de capteurs reliés aux fonctions principales du bâtiment et aux sources diverses évoquées plus haut. Ces capteurs vont être chargés de générer des données à partir des performances de l’objet réel. Leur surveillance va se concentrer sur différents aspects, comme les conditions météo et leurs conséquences sur les consommations, la géolocalisation des utilisateurs et leurs mouvements au sein d’une journée, la température du bâtiment, la production d’énergie, les entrées et sorties des locaux…

Ces données seront ensuite complétées par celles issues de différents logiciels, comme ceux qui permettent de gérer les réservations des espaces. Toutes ces informations seront ensuite transmises à un système de traitement. Puis, elles seront appliquées au modèle digital de l’objet réel, qui permettra notamment de réaliser des reportings et d’identifier les points sur lesquels se situent des problèmes de performance. Il ne restera plus qu’à comprendre le bâtiment et à appliquer des améliorations.

Des solutions logicielles pour mieux connaître son bâtiment

Pour « mettre en musique » la connaissance d’un parc immobilier et gérer les données issues des différents capteurs et documents qui le concernent, il convient de s’équiper d’une solution logicielle adaptée, qui permettra de :

• Constituer un référentiel immobilier unique et sur mesure, afin de créer une base de données capable d’évoluer facilement, au fur et à mesure des remontées d’informations ;
• Gérer l’ensemble des composants de votre patrimoine (immeubles, fonciers, contrats, baux, mandats, équipements, compteurs…) ;
• Ajouter et/ou retirer facilement des attributs ;
• Stocker et sécuriser les documents qui concernent le parc immobilier en toute sécurité ;
• Géolocaliser les éléments qui composent l’ensemble immobilier, sur des cartes interactives…

Visualisation des données : quel est l’enjeu ?

Toutes ces informations permettent, in fine, de mieux connaître un bâtiment ou un ensemble de bâtiments constituant un patrimoine immobilier. Reste maintenant à visualiser et comprendre ces éléments. L’objectif ? Restituer la donnée, de la façon la plus simple, ciblée et visuelle possible.

L’enjeu est de passer d’une phase de connaissances, avec beaucoup de données, souvent hétérogènes, à une vision cartographique ou un reporting, exploitable parce que toutes les informations collectées auront été vérifiées (en termes d’intégrité, de pertinence, de récurrence…).

Cette « transformation » de la donnée brute – voire, son enrichissement –, doit permettre de comprendre ce que la data veut dire, comprendre les voyants qui s’éclairent ou non, et obtenir ainsi une vue globale, croisée et simplifiée, pour prendre des décisions éclairées.

Comprendre la donnée, les objectifs liés

Pour les gestionnaires de parcs immobiliers, la phase de compréhension des données sert plusieurs objectifs.

Elle doit en effet leur permettre de :

1. Piloter efficacement les critères ESG (Environnement, Social & Gouvernance) pour un immobilier de plus en plus responsable. Un impératif pour l’immense majorité des gestionnaires, puisque, par exemple, 93% d’entre eux se sont fixé des objectifs liés à l’énergie, 90% des objectifs en matière de lutte contre les émissions de gaz à effet de serre et 81% des objectifs de suivi du confort et du bien-être des occupants et de leur bâtiment.
2. Mieux gérer les budgets et prioriser les dépenses pour assurer l’activité.
3. Réduire les durées d’indisponibilité des bâtiments, que ce soit grâce à la maintenance préventive (avant la panne) ou en améliorant la rapidité des interventions des techniciens en cas de défaillances.
4. Adapter les futures constructions en fonction des enseignements tirés de la « vie » des bâtiments actuels, que ce soit en termes d’organisation des espaces, de matériaux utilisés, de normes respectées, d’équipements choisis, ou encore de circulation des utilisateurs.
5. Faire circuler les données de manière plus efficace entre les différents services, pour s’inscrire dans une démarche d’immobilier plus responsable (par exemple, en aidant à challenger les opérateurs pour souscrire de nouveaux contrats ou à mieux arbitrer deux prestataires).
6. Prendre des décisions éclairées s’agissant ou non de l’acquisition et/ou de la cession d’un bâtiment ou d’un ensemble de bâtiments, pour conduire son PSP « Plan Stratégique Patrimoine ».

Comment visualiser la donnée ? Quels outils utiliser ?

Pour répondre à cette seconde question, oubliez le tableau Excel qui reprend chaque information, site par site, ligne par ligne, totalement illisible et inexploitable pour les gestionnaires de parcs immobiliers importants. Il existe aujourd’hui des solutions pensées pour offrir une présentation claire des données issues des bâtiments exploités.

L’une des plus efficaces de ces méthodes de présentation ? L’utilisation d’une cartographie dynamique, sur laquelle tous les bâtiments sont implantés et identifiés, grâce à des « punaises » de couleurs différentes, en fonction de certains critères sélectionnés. Celle-ci permet en un clin d’œil de « naviguer » d’un bâtiment à un autre, choisir en quelques clics de n’afficher qu’une famille de propriétés, ou un bâtiment en particulier, pour objectiver la compréhension des données affichées.

Elle offre une visibilité claire et efficace de l’organisation de son patrimoine, du monde vers un continent, puis vers un pays, puis vers une ville et, enfin, une adresse précise, à laquelle se trouve un bien précis.

Ensuite, avec un clic droit, il est possible de rentrer dans le bâtiment par le prisme des données et obtenir des informations supplémentaires, avec :

• Des graphiques à barres
• Des reportings, établis avec les informations collectées par différents intervenants (gestionnaire, opérateurs, techniciens de maintenance, usagers…)
• Des tableaux synthétiques, avec des données alphanumériques (vérifiées et utiles, pour ne pas se retrouver face à une masse brute de data difficilement exploitable)
• Des plans des locaux, avec des surfaces enrichies selon de nombreux critères (utilisation, énergie, performances…)

Cette méthode de visualisation des données peut même offrir une représentation en 3D des bâtiments, que l’on peut faire pivoter, « découper » en sous-ensembles (étages, ailes…), colorer selon différents critères de sélection choisis…

Elle peut être complétée par des infobulles – des graphiques, reportings qui permettent d’afficher des données, des images ou des liens URL vers d’autres sites ou d’autres sources de data. Sans oublier, si besoin, des plans en 2D. Le tout de manière ultra-sécurisée, avec des droits d’usages accordés à certains utilisateurs et avec la possibilité, si besoin, d’exporter les rapports d’information vers un tableur, un outil de reporting corporate, avec ou sans mise en page préformatée, en fonction des besoins et de l’usage attendu des données.

Cette représentation permet ainsi de créer un véritable Jumeau Numérique du bâtiment. S’appuyant sur l’apprentissage automatique et sur l’enrichissement des données, il évolue au fil des améliorations apportées au bâtiment durant son cycle de vie.

Transformer la data en information

L’ensemble de cette méthodologie, de la collecte de la donnée à sa visualisation, permet de transformer une donnée en une information, laquelle facilite ensuite le travail d’arbitrage et de pilotage du parc immobilier.

Disposer d’une expertise ad hoc permet en effet de :

• Sélectionner les données pertinentes et écarter celles qui n’ont que peu de valeur (dans un ensemble de bâtiments, celles-ci peuvent être
  assez nombreuses, du fait de la diversité des sources)
• Mettre ces données en API, c’est-à-dire de les « rendre exploitables », au sein d’un logiciel apte à les ingérer et à les mettre en valeur
• Structurer les données, par exemple sous la forme d’une cartographie, comme évoquée plus haut, permettant d’identifier immédiatement les points d’amélioration potentiels
• Comprendre son parc immobilier, ses enjeux et ses axes à prioriser

Pourquoi adopter une plateforme de gestion immobilière ?

Les missions quotidiennes des propriétaires et gestionnaires de parcs immobiliers sont nombreuses :

• Optimiser les dépenses liées à l’exploitation du bâtiment
• Réduire les durées d’indisponibilité des équipements des bâtiments, tant grâce à la maintenance préventive que grâce aux interventions en cas de panne
• Apporter des services de confort, de bien-être, de santé, de sécurité et d’accessibilité aux usagers
• Adapter les futures rénovations (organisation des espaces, matériaux utilisés, normes respectées, équipements choisis, circulation des utilisateurs…) aux enseignements des bâtiments qui bénéficient d’un outil de gestion avec collecte des données
• Décider, ou non, de l’opportunité d’acquérir ou de vendre des bâtiments
• Faire circuler et contextualiser les données entre les différents services internes et externes (prestataires, partenaires…)
  Arbitrer des investissements en fonction des thématiques (bâti, usages, équipements, réglementations…) pour remplir des objectifs de court-moyen-long terme

Or, ces enjeux impliquent des décisions qui ne peuvent être prises sans être justifiées. C’est là qu’entre en jeu la plateforme de gestion immobilière : elle permet, grâce à une visualisation claire et contextualisée des données collectées au sein des bâtiments, de mieux arbitrer entre ces différents axes et prendre des décisions éclairées !

Prise de décision : qui est concerné ?

Le déploiement d’un logiciel de gestion immobilière avancée, aussi appelé IWMS (pour Integrated Workplace Management System) permet à de nombreux professionnels de déterminer quels axes sont les plus intéressants pour leur entreprise.

En premier lieu, il s’agit de la Direction immobilière et de la Direction du patrimoine. Celles-ci peuvent se servir des données visualisées par reporting pour conduire et optimiser leur plan stratégique, et pour répertorier et piloter plus efficacement leur patrimoine. D’autres directions sont également concernées : celles des Ressources Humaines, de l’Environnement de travail, des Services Généraux et la Direction Technique. Elles s’approprient en effet cet outil pour un meilleur suivi des services aux occupants et aux bâtiments, un pilotage plus fin de la maintenance et des prestataires, une gestion plus efficace de l’environnement de travail et, globalement, pour améliorer la qualité de service.

Enfin, sont aussi concernés les Facility Managers, les Property Managers, les Office Managers et RSE Managers. L’outil de gestion immobilière leur met à disposition toutes les données pour améliorer le quotidien des personnes qui utilisent les bâtiments concernés.

Agir pour un immobilier responsable et durable

Disposer d’un outil dédié à la valorisation des données des bâtiments permet, in fine, d’améliorer les performances ESG du parc immobilier, c’est-à-dire les performances :

• Environnementales
  Liées à la gestion des énergies, des ressources et déchets, des émissions de gaz à effet de serre, de mobilité et de déplacement, de biodiversité et, par conséquent, de résilience face au changement climatique ;

• Sociales
  Liées à l’impact du bâtiment sur son territoire et sur l’emploi local, au confort et au bien-être des occupants, à leur sécurité et à leur santé, à l’accessibilité des locaux aux personnes en situation de handicap, et aux services proposés aux occupants ;

• De Gouvernance
  Interne comme externe (gestion de crise, plan de continuité, relations avec les fournisseurs et les clients…).

Des thématiques fortes qui concernent, par ailleurs, tous les secteurs d’activité, comme la santé, le logement, les transports, l’industrie, les services tertiaires (les bureaux), l’enseignement, la logistique… Lesquels doivent tous tendre vers un immobilier plus responsable et durable.

Que faire des données mises à disposition ?

L’arbitrage entre plusieurs « options stratégiques » passe par la consultation des données au sein d’une Plateforme logicielle de gestion immobilière. Comme vu précédemment, ces données peuvent être affichées sur une carte, comportant tous les bâtiments reliés au système IWMS, avec des « punaises » de couleurs différentes, correspondant à certains critères. Avec cette carte, il est possible de passer d’un bâtiment à un autre, de n’afficher qu’une famille de propriétés, de cacher d’autres lieux ne répondant pas aux critères souhaités.

Bien sûr, rappelons que ces données sont communiquées selon des droits d’usage différenciés aux personnes concernées de manière ultra-sécurisée.

Plateforme de gestion immobilière (IWMS) : quels bénéfices ?

Collecte des données, visualisation des informations, prise de décision et arbitrage entre plusieurs pistes d’amélioration… le déploiement d’un outil de gestion immobilière offre de nombreux avantages :

• Réunir et sécuriser, au sein d’un référentiel unique et partagé, l’ensemble des données techniques et contractuelles des bâtiments et des données d’usage des occupants ;
• Piloter et donner les outils pour pérenniser l’ensemble des processus métiers ;
• Optimiser les ressources, améliorer la production grâce à un gain de temps en continu ;
• Valoriser les actifs du parc immobilier ;
• Réduire les temps d’indisponibilité des machines et/ou des locaux, grâce à une maintenance mieux gérée ;
• Améliorer la qualité des services proposés aux occupants et aux bâtiments ;
• Renforcer la pertinence des services ;
• Améliorer le confort des usagers et leur bien-être ;
• Participer à la décarbonation des activités immobilières, dans le cadre d’une politique RSE.

Piloter et Mesurer : l’enjeu final

Au-delà de la gestion quotidienne et des décisions de court terme à prendre au sein d’un parc immobilier, la plateforme IWMS permet d’identifier des axes d’amélioration sur le moyen terme, mais aussi sur le long terme. Elle contribue ainsi à la génération de reportings sourcés, précis, qui permettent notamment de définir l’avenir des bâtiments (une restructuration-rénovation, une démolition simple, une démolition-reconstruction, l’ajout de nouveaux services…) et créer une stratégie d’acquisition-cession immobilière pertinente, au regard des objectifs de l’entreprise.

La plateforme permet également de mesurer l’impact concret des décisions prises grâce aux données, et si besoin de corriger celles-ci. Là encore, des bilans chiffrés sont générés, pour une meilleure connaissance des bâtiments et l’injection, à nouveau, de données qualifiées dans le logiciel, qui viendront elles aussi éclairer les décisions prises à court, moyen et long terme.

Anticiper les travaux et les investissements

L’IWMS permet de planifier et de suivre le cycle de vie d’un parc de bâtiments, en élaborant, en planifiant et en budgétant un plan pluriannuel de travaux d’une part, et un plan pluriannuel d’investissement d’autre part.

• Les équipements (exploitation, maintenance, contrôle réglementaire…)

Par exemple : l’adoption de nouveaux outils de pilotage pour optimiser les consommations énergétiques, le changement d’un système de chauffage pour améliorer le bilan carbone, etc.

• Les services rendus aux utilisateurs et l’usage des bâtiments

Par exemple : la mise en place d’un outil partagé de réservation des espaces, afin de répondre aux besoins opérationnels dans les plus courts délais, la mise en place d’un espace de communication de bonnes pratiques pour soutenir la politique RSE de l’entreprise, etc.

• Les performances énergétiques et environnementales des bâtiments

Par exemple : le fait de baisser les températures de consigne d’un degré en hiver afin de réduire les consommations de chauffage et de relever d’un degré l’été la climatisation pour les mêmes raisons.

• Le respect des normes et des réglementations en vigueur

Vers un immobilier plus durable et plus responsable

Le recours à un la plateforme IWMS permet d’améliorer l’ensemble des performances ESG du parc immobilier :

• Environnemental

Cette catégorie regroupe les questions liées à la gestion des énergies, des ressources et déchets, des émissions de gaz à effet de serre, de
mobilité et de déplacement, de biodiversité et, par conséquent, de résilience face au changement climatique.

• Social

Cet enjeu est celui qui concerne l’impact du bâtiment sur son territoire et sur l’emploi local, le confort et le bien-être des occupants, leur sécurité,
leur santé, l’accessibilité des locaux aux personnes en situation de handicap, les services proposés aux occupants.

• Gouvernance

Celle-ci est à la fois interne (diffusion de l’information entre les services et les collaborateurs…) et externe (gestion de crise, plan de continuité,
relations avec les fournisseurs et les clients…).

Ces trois enjeux tendent vers un immobilier plus durable et responsable ; un idéal qu’il faudrait atteindre rapidement. Selon les données du Ministère de la Transition Écologique, le bâtiment représente 44 % de l’énergie consommée en France !

Comme évoqué tout au long de cet article, la décarbonation n’est plus une option. Nous devons tous, Acteurs de l’Immobilier, conduire rapidement nos bâtiments vers une sobriété énergétique pour contribuer, chacun à notre niveau, à cette atteinte des objectifs fixés par l’accord de Paris COP 21 : IPCC 1,5°.

L’hybridation du travail – apparue plus récemment – et les nouveaux usages des occupants poussent nos bâtiments à devenir des « Plateformes de services à 360° » qui doivent mettre en relation et faire interagir toutes les populations (utilisateurs, prestataires de services, gestionnaires…) évoluant au sein de cette structure.

A plusieurs niveaux : nous devons nous mettre en marche ! Mais avant d’agir, il est nécessaire de connaitre parfaitement la nature de son parc immobilier, savoir lire et comprendre la multitude de données qui vous permettront d’avoir en main toutes les clés pour arbitrer les choix ou les décisions qui se présenteront à vous pour accomplir votre part.

Vous l’aurez compris : il est urgent de se mettre en action pour permettre à nos bâtiments de répondre aux enjeux climatiques qui marquent notre temps.