Top 6 des fonctionnalités d’une plateforme de digitalisation des documents techniques

La gestion des documents techniques font le quotidien des bureaux d’études. Consultés par les collaborateurs, les clients, les sous-traitants et les fournisseurs, ils ont tout intérêt à être digitalisés. C’est d’autant plus vrai qu’une plateforme de gestion en ligne des documents techniques (ou GED Technique) offre certaines fonctionnalités très pratiques. En voici six incontournables.

1- L’accès à un référentiel

En digitalisant les documents techniques, vous donnez accès à vos fournisseurs, à vos sous-traitants, à vos collaborateurs et à vos clients, à un véritable référentiel technique. Ils ont ainsi entre les mains les dernières versions de vos documents, et peuvent s’en servir pour leurs propres opérations. Ce référentiel est par ailleurs disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Et accessible en français comme en anglais, parfait donc pour les entreprises qui opèrent à l’international !

2- La création de profils utilisateurs

Les documents techniques peuvent être destinés, on l’a dit, aux collaborateurs, aux clients, aux fournisseurs et aux sous-traitants. Or, s’il est pertinent de leur ouvrir cet accès, tous ne peuvent avoir les mêmes droits (consultation, édition, suppression…) sur les fichiers. Grâce à une plateforme digitale de gestion des documents techniques, vous serez en revanche en mesure de créer des profils utilisateurs, attribuant certains droits à certaines catégories. C’est l’assurance de pérenniser son capital informationnel !

3- La publication depuis certaines applications tierces

Le référentiel de tout bureau d’études, géré via une plateforme digitale consacrée aux documents techniques, doit être enrichi constamment. L’avantage, c’est qu’un logiciel PDM permet d’y ajouter des éléments depuis des applications tierces, comme la suite SOLIDWORKS ou 3Dexperience de Dassault Systèmes. En quelques clics, votre référentiel s’améliore !

4- Les outils de visualisation intégrés

Avec une solution de gestion digitale des documents techniques, vous pourrez prévisualiser rapidement et facilement l’ensemble de vos fichiers, via l’intégration d’un viewer 2D ou 3D, l’intégration de la suite Office (pour les .doc ou .xls par exemple) et un lecteur de PDF intégré. Ainsi, où que vous soyez, et indépendamment de la machine utilisée et de son équipement, vous serez en mesure de consulter vos documents techniques !

5- La recherche multicritères

Rechercher un document par son nom, son type, sa taille, son créateur, ses droits attachés ou encore sa dernière modification, c’est pratique, n’est-ce pas ? C’est exactement ce que vous pouvez faire en digitalisant la gestion de vos documents techniques. Vous êtes ainsi sûr et certain de toujours tomber sur la bonne donnée, en quelques clics.

6- La notification par mail

Avec une plateforme digitale de gestion des documents techniques, vous pouvez (tout comme vos collaborateurs ou vos clients) recevoir une notification par mail dès qu’un document est ajouté ou modifié. Ainsi, vous n’aurez à déplorer aucune perte d’information. Résultat ? Un réel gain d’efficacité !

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