La gestion de données : la clé pour mener un projet de transformation numérique avec succès

La transformation digitale entraîne avec elle une multiplication des données. Eh oui ! Smartphones, tablettes, objets connectés, beacons sur les machines-outils… toutes ces sources produisent de l’information, qui doit être gérée convenablement et parfaitement sécurisée, pour ne pas exposer l’entreprise à des risques inutiles – voire, dans les cas extrêmes, la mettre en péril. Mais alors, comment procéder ? Après vous avoir tout dit sur l’audit et l’analyse des besoins, Visiativ fait le point sur la gestion des données dans une démarche de transformation numérique !

Les quatre impératifs de la gestion des données

Vous êtes en pleine transformation numérique ? Il vous faudra vous poser la question de la gestion des données qui vont être créées par les nouveaux outils adoptés. Ainsi, vous devrez administrer ces informations en veillant à :

• Garder une vision globale sur vos données, en termes de sécurité (elles ne doivent pas tomber entre les mains de n’importe qui…) et de gouvernance (vous devez savoir qui a accès à quoi, quand et comment) ;
• Vous adapter aux différents modes de stockage qui coexistent en interne comme en externe, afin d’exploiter convenablement chaque donnée ;
• Organiser le partage de ces informations d’un collaborateur à un autre, comme vers l’extérieur ;
• Rester en mesure de les traiter quel que soit le type de données ou l’emplacement de celles-ci.

Le danger des silos informationnels

Or, il est un écueil à éviter à tout prix pour réussir sa transformation numérique : la création de silos informationnels. La digitalisation entraîne en effet une augmentation du volume de données, les sources se diversifient, les formats se multiplient… et il est capital, au sein d’une organisation, de parvenir à « distribuer » efficacement ces informations. Il faut en effet éviter, par exemple, que les données budgétaires soient connues des seuls services comptabilité, que les commerciaux gèrent seuls les informations sur la relation client, ou que les techniciens gardent pour eux la liste de leurs interventions. Et, à l’inverse, il faut éviter que les données sensibles soient en accès libre : tout le monde n’a pas vocation à connaître les fiches de salaire de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise !

Le rôle d’une plateforme collaborative

Il est ainsi primordial, dans une démarche de transformation numérique, d’optimiser l’accès aux données, que ce soit pour favoriser le partage de celles-ci ou, au contraire, de gérer les droits d’accès en fonction des besoins des collaborateurs. Et la centralisation de l’information doit passer par l’adoption d’une plateforme collaborative. La mission de celle-ci ? Relier les applications utilisées par différents services, gérer les permissions accordées à chaque type de fichier, fournir les outils pour une solide gouvernance de l’information, et… impliquer, in fine, les collaborateurs dans le destin de l’entreprise ! C’est notamment ce type de solution qu’a adopté SOCAPS dans sa démarche de transformation numérique. Sa plateforme collaborative lui a permis de déployer des applications de : gestion de la relation client, d’optimisation de l’organisation commerciale et de partage de fichiers de manière sécurisée, via un Drive professionnel.

Top 3 des fonctionnalités d’un Drive professionnel

Le Drive est en effet un outil incontournable pour gérer les données issues de la transformation numérique. Voici trois fonctionnalités dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer :

• L’accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, aux fichiers, pour avoir toujours la bonne information sous le coude ;
• La synchronisation en temps réel, pour disposer (24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 donc) constamment de la dernière version d’un fichier – tout en pouvant, si besoin, consulter une version précédente du document ;
• La sécurisation du partage des données, en interne comme en externe, grâce à une totale traçabilité des mouvements et des actions sur les données.

Comment impliquer et entraîner les collaborateurs à l’utilisation d’une plateforme collaborative et de nouvelles solutions logicielles ? Réponse dans notre dossier sur les 5 étapes pour réussir sa transformation numérique.

– Un Drive, est-ce sécurisé ?

Oui ! Un Drive professionnel utilise des méthodes de chiffrement des données et de sécurisation (double authentification…) suffisamment poussées, pour vous permettre de dormir sur vos deux oreilles lorsque vous centralisez vos fichiers sur le Cloud.

– Est-ce que tous les fichiers d’un Drive sont accessibles à tous les utilisateurs ?

Non, et heureusement. Il est,en effet, possible d’attribuer à certains utilisateurs ou groupes d’utilisateurs des droits sur les fichiers (accès, suppression, copie, modification…) que d’autres n’auront pas. C’est aussi pour cela qu’il est possible de proposer un accès au Drive à des personnes externes à l’entreprise.

– Peut-on ajouter des fonctionnalités à une plateforme collaborative ?

Il est tout à fait possible d’enrichir, au fur et à mesure de l’évolution des besoins, des fonctionnalités à une plateforme collaborative. Cette dernière constitue un effet le « socle » du partage d’informations entre les salariés. Ventes, données comptables, service client… de nombreuses solutions peuvent ensuite se greffer !

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