B.A.-BA : favoriser les échanges et les interactions au sein d’une entreprise

Des équipes qui communiquent mieux, ce sont des équipes plus efficaces, plus innovantes, plus engagées. C’est ce que révèle une étude réalisée par Aon, qui souligne que lorsque la communication s’améliore, les collaborateurs parlent de façon positive de leur entreprise, restent plus longtemps à leur poste et sont plus motivés. Mais alors, comment favoriser les échanges et les interactions ? Comment la transformation numérique peut-elle aider ? Réponse en 5 méthodes !

1/ Ne laissez pas la distance vous pénaliser

De nombreuses entreprises sont aujourd’hui confrontées aux défis posés par le travail à distance, qu’il s’agisse de :

• • collaborateurs situés dans plusieurs autres pays, lorsque le groupe est une multinationale ;
  • collaborateurs toujours sur le chemin ou presque, dans le cas des commerciaux itinérants;
  • salariés en télétravail, une pratique qui se développe de plus en plus en France…

Dès lors, il est important d’équiper vos collaborateurs des outils permettant de “gommer” les effets de la distance et du décalage horaire. Il peut s’agir, notamment, de solutions de visioconférence, de salles de travail virtuelles, d’espaces de discussion en ligne (instantanée ou non)… Ainsi, la distance n’affectera pas la circulation de l’information dans votre entreprise. Les échanges et interactions seront assurées !

2/ Communiquez en interne comme en externe

En adoptant une plateforme collaborative ouverte sur l’extérieur, vous serez en mesure de communiquer aussi bien en interne qu’avec votre écosystème. Vous favoriserez ainsi la mise en place d’une démarche de co-création, dont votre entreprise et vos clients seront les principaux bénéficiaires. Résultat ? Vous serez en mesure de créer de véritables communautés, au sein desquelles bonnes idées, commentaires, retours, avis et expertises circulent !

Bien sûr, adopter un tel outil vous permettra de maîtriser les flux d’information et les accès aux données sensibles. Il n’est pas question d’ouvrir aux clients, par exemple, les plans de fabrication de vos produits !

3/ Adoptez les outils pour communiquer

La transformation numérique peut venir en appui de votre démarche visant à améliorer les échanges et les interactions dans votre entreprise. En effet, il est ainsi possible de proposer une plateforme collaborative, sur laquelle les salariés pourront :

• • travailler en équipe sur des dossiers ;
  • échanger des documents et les enrichir ;
  • transmettre des consignes et des recommandations…

L’idée ? S’approprier les vertus de la transformation numérique pour décloisonner l’entreprise. Il est même possible d’enrichir cette plateforme collaborative d’une solution de messagerie instantanée. Ce type de solution permet la création de conversations d’équipes, publiques ou privées, et de conversations one-on-one. Avec elles, vous favorisez la collaboration au sein de votre organisation en améliorant votre communication interne !

4/ Planifiez vos opérations de communication interne

En adoptant un outil de planification des opérations de communication interne, vous pourrez partager vos valeurs et vos messages de manière ciblée en direction de vos collaborateurs. Résultat ? Vous développez le sentiment d’appartenance à votre entreprise et votre marque employeur. In fine, les collaborateurs se sentent plus impliqués, sont plus efficaces et motivés. Et les échanges viennent naturellement, par tous les canaux disponibles !

– Combien de temps faut-il pour mettre en place un projet de dématérialisation ?

Cela va dépendre de la taille de l’entreprise, du volume de documents à numériser et du nombre de process internes concernés par cette démarche. C’est pourquoi il est capital de se faire accompagner dans un projet de dématérialisation !

– Qui est en charge de l’onboarding ?

Le service Ressources Humaines est bien sûr au centre de la démarche d’onboarding du nouveau collaborateur, notamment pour la partie administrative. Cependant, son intégration est de la responsabilité de l’ensemble de l’entreprise !

– De quels outils a-t-on besoin pour réussir sa GED ?

Au centre de toute démarche GED, il y a un outil : celui de gestion du référentiel documentaire. C’est lui qui va faire circuler l’information entre les collaborateurs, gérer les autorisations respectives, ou encore maintenir le cycle de vie des documents. En appui, on trouvera bien souvent un Drive, pour assurer le partage des données au sein de l’entreprise.

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