Le 22/07/2025
L’automatisation des processus métiers est un incontournable levier stratégique pour les entreprises industrielles en quête d’efficacité et d’innovation. L’intégration d’une solution BPM (Business Process Management) permet en effet de fluidifier les workflows, d’améliorer sa démarche qualité et de renforcer la compétitivité grâce à une collaboration plus efficace.
Découvrez dans cet article comment l’automatisation des processus via une solution BPM transforme les opérations industrielles, à travers des exemples concrets et des conseils issus du terrain.
En France, plus de 70% des PME ne disposent d’aucun outil numérique alors qu’elles réalisent quotidiennement des tâches répétitives à faible valeur ajoutée pouvant être automatisées et sécurisées. Des milliers d’heures sont perdues chaque année dû à ce manque d’automatisation : les erreurs liées aux tâches manuelles et engendrant des soucis de non-conformités impactent ainsi directement le chiffre d’affaires des industriels ! L’utilisation de process manuels diminue donc considérablement la productivité et la compétitivité des entreprises. Ces tâches étant essentielles pour la pérennité d’une entreprise, il est important de trouver des solutions.
Notre dernier baromètre de la transformation digitale 2024 a mis en avant que 70% des entreprises industrielles indiquaient être équipées d’une GED, mais que pour 80% d’entre elles il s’agissait de simples répertoires Windows assurant du stockage, donc sans fonctionnalités avancées permettant d’améliorer sa productivité.
« Si la simplification des processus documentaires arrive en tête des enjeux rencontrés par les décideurs interrogés (71%), l’amélioration de la performance métier est aussi un enjeu important ». Par exemple, un décideur sur 2 s’engage sur l’automatisation de leurs processus métiers pour bénéficier d’une meilleure agilité et d’une meilleure performance de façon à donner une direction plus « business » à leurs projets.
Ce besoin d’automatisation se retrouve dans la majorité des directions métiers :
L’automatisation des processus métiers portée par le digital est synonymes de nombreux bénéfices : réduction des délais d’actes de gestion, diminution des coûts, optimisation des ressources, concentration des collaborateurs sur la performance, qualité et conformité renforcée et meilleure satisfaction des clients.
Elle connaît une forte accélération grâce aux avancées technologiques : l’essor des solutions no-code et la nécessité de gagner en agilité en font la marotte des dirigeants qui recherchent des solutions évolutives et personnalisables, capables de s’intégrer à leur système d’information existant et d’apporter une réelle valeur ajoutée.
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La distinction entre un processus métier manuel et un processus automatisé réside principalement dans la façon dont les tâches sont réalisées, contrôlées et suivies. Un processus manuel implique souvent une multitude d’interventions humaines : saisie de données, circulation de documents papier, validations successives et risques d’erreurs accrus.
À l’inverse, un processus automatisé utilise des logiciels pour exécuter automatiquement chaque étape : routage des demandes, notifications, contrôles et archivage. Cette automatisation garantit la cohérence, la traçabilité et la rapidité des opérations, tout en libérant les employés des tâches répétitives.
Un logiciel BPM, comme Visiativ Process Engine, fonctionne en trois temps : modélisation des processus métier, automatisation des workflows et suivi de la performance. Il permet de cartographier les différentes étapes, d’intégrer des règles de gestion et de déclencher automatiquement les actions nécessaires.
Les utilisateurs bénéficient d’une interface claire pour suivre l’avancement des tâches, valider les étapes et accéder à des tableaux de bord en temps réel. Ce fonctionnement facilite l’amélioration continue et la réactivité face aux évolutions de l’entreprise.
La réussite d’un projet d’automatisation repose sur une méthodologie structurée :
Le choix d’un logiciel BPM doit s’appuyer sur plusieurs critères : l’adaptabilité aux processus métier spécifiques, la facilité de prise en main, les capacités d’intégration avec les systèmes existants, les fonctionnalités de reporting et de suivi, l’évolutivité et le support.
Les solutions low-code ou no-code, comme celles proposées par Visiativ, offrent un réel avantage en permettant aux équipes métiers de modéliser et d’automatiser leurs propres workflows sans compétences techniques avancées. L’accompagnement proposé par l’éditeur et la qualité du support sont également déterminants pour la réussite du projet.
Automatiser les processus métiers avec un logiciel BPM permet un gain de temps considérable. Les tâches répétitives, telles que la saisie de données ou le contrôle des documents, sont exécutées en quelques secondes, sans intervention humaine. Cette rapidité réduit les délais de traitement et libère les équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée. De plus, l’automatisation élimine de nombreuses sources d’erreurs liées à la manipulation manuelle des informations. Par exemple, le client Petit Bateau a économisé plus de 2 500 heures de ressaisie grâce à la digitalisation des bilans fournisseurs, passant de trois heures à cinq minutes par opération.
La conformité réglementaire est un enjeu majeur pour les entreprises industrielles. Un logiciel BPM garantit le respect des normes, comme l’ISO 9001, en automatisant les contrôles, l’archivage des données et la traçabilité des opérations. La solution Visiativ Processus Qualité, par exemple, centralise la gestion du système qualité et permet de piloter efficacement les plans d’action correctifs (CAPA). Cette approche renforce la sécurité des données, réduit les risques d’écarts et fiabilise l’ensemble des processus.
L’automatisation et l’optimisation des workflows améliore la collaboration entre les différents services de l’entreprise. Les informations circulent de façon fluide, chaque acteur est alerté en temps réel des tâches à réaliser et les validations sont simplifiées. La plateforme BPM de Visiativ permet, par exemple, aux équipes qualité, production et maintenance de travailler ensemble sur les plans d’action, garantissant ainsi la cohérence et la réactivité nécessaires à l’amélioration continue.
La digitalisation des processus métier engendre une réduction significative des coûts liés aux tâches manuelles, aux erreurs et aux retards. Les opérations sont optimisées, les stocks et commandes sont gérés plus efficacement, et les ressources sont mieux allouées. Selon l’étude AFNOR, la maîtrise de la non-qualité représente un gain financier direct pour les entreprises industrielles, avec un impact mesurable sur le chiffre d’affaires.
Un logiciel BPM moderne offre une grande flexibilité. Les workflows peuvent être adaptés rapidement en fonction des évolutions des métiers, des nouvelles réglementations ou des besoins clients. Grâce aux solutions low-code/no-code de Visiativ, les équipes métiers sont autonomes pour ajuster les processus sans attendre le développement informatique. Cette agilité est un atout décisif pour rester compétitif dans un environnement industriel en constante mutation.
L’automatisation des processus via un logiciel BPM offre donc des avantages décisifs : rapidité, conformité, collaboration, maîtrise des coûts et agilité. Ces bénéfices se traduisent concrètement par une performance accrue et une meilleure satisfaction des parties prenantes.
Processus | Bénéfices de l'automatisation | Indicateurs de performance |
Onboarding des employés | Réduction des délais, expérience employé améliorée | Temps d’intégration, taux de satisfaction |
Gestion des réclamations clients | Réponses plus rapides, traçabilité | Délai de traitement, taux de résolution |
Traitement des factures | Diminution des erreurs, conformité accrue | Taux d’automatisation, temps de validation |
Gestion des stocks | Suivi en temps réel, optimisation logistique | Ruptures évitées, rotation des stocks |
Tâches administratives/RH | Conformité, gain de temps | Taux de digitalisation, satisfaction RH |
Suivi de projet | Visibilité accrue, respect des délais | Avancement, respect des jalons |
L’intégration de nouveaux employés est un processus clé, souvent complexe et chronophage. Un logiciel BPM permet d’automatiser la planification des accueils, la gestion des documents administratifs, l’attribution des accès informatiques et la formation initiale. Chaque étape est tracée, les responsables reçoivent des notifications automatiques et les nouveaux collaborateurs bénéficient d’un parcours fluide et conforme. Ce mode opératoire réduit le risque d’oublis, accélère la montée en compétences et favorise l’engagement des employés dès leur arrivée.
La satisfaction client passe par une gestion efficace des demandes et réclamations. Grâce à l’automatisation, chaque demande est enregistrée, orientée vers le bon service et suivie en temps réel. Les clients reçoivent des réponses rapides et personnalisées, tandis que les équipes disposent d’indicateurs précis pour piloter la qualité du service. Chez Wilo, par exemple, la fiabilisation des flux d’informations et la création de workflows no-code ont permis des gains de productivité immédiats dans la gestion des réclamations.
Le traitement des factures et des paiements, souvent source de retards et d’erreurs, gagne à être automatisé. Un logiciel BPM extrait les données, vérifie la conformité, déclenche les validations et assure le paiement dans les délais. Ce pilotage centralisé limite les risques de doublons, de fraudes ou de litiges avec les fournisseurs. Les équipes comptables peuvent ainsi se concentrer sur l’analyse et l’optimisation des flux financiers.
La gestion des stocks et des commandes est cruciale dans l’industrie manufacturière. L’automatisation permet un suivi en temps réel des niveaux de stocks, des entrées/sorties et des commandes fournisseurs. Les alertes automatiques évitent les ruptures ou les surstocks, tandis que les tableaux de bord facilitent la planification et la prise de décision. La visibilité offerte permet d’optimiser les flux logistiques et de garantir la satisfaction client.
Les processus administratifs et RH sont particulièrement adaptés à l’automatisation : gestion des congés, des absences, des notes de frais ou des contrats. Un BPM prend en charge la collecte des données, les circuits de validation et l’archivage des documents, tout en assurant la conformité réglementaire. Les équipes RH peuvent ainsi se concentrer sur le développement des talents et l’amélioration de la qualité de vie au travail.
Le suivi de projet implique de nombreux acteurs et des tâches multiples. Automatiser ces processus avec un BPM permet d’unifier la gestion des jalons, des tâches et des ressources. Les notifications, le reporting et les contrôles de performance sont automatisés, ce qui garantit une meilleure visibilité, une planification optimisée et un respect des délais. Cela favorise la cohésion des équipes et le succès des projets industriels.
Les solutions no-code permettent d’automatiser les processus métier sans écrire une seule ligne de code. Elles s’adressent à tous les utilisateurs, quels que soient leur niveau technique ou leur fonction.
L’un des principaux atouts des plateformes no-code est leur accessibilité. Les équipes métiers peuvent prendre en main l’outil rapidement, modéliser des processus personnalisés et ajuster les workflows en toute autonomie. Cette facilité d’utilisation accélère le déploiement de nouveaux processus et favorise l’innovation au sein de l’organisation, sans dépendance vis-à-vis du service informatique.
Grâce au no-code, le temps de développement et de déploiement des processus automatisés est considérablement réduit. Il devient possible de mettre en œuvre un nouveau workflow en quelques jours au lieu de plusieurs semaines, de tester rapidement différentes versions et d’ajuster en fonction des retours utilisateurs. Cette agilité permet de répondre efficacement aux évolutions du métier et aux demandes du marché.
Les solutions no-code trouvent leur place dans de nombreux secteurs : la gestion des non-conformités qualité, le suivi des demandes clients, la planification de la maintenance, le pilotage des contrats fournisseurs ou encore l’automatisation des tâches administratives.
Chez notre client Kingspan, par exemple, l’utilisation de workflows no-code a permis de réduire drastiquement les tâches chronophages et d’améliorer la qualité de vie au travail des employés.
Si le no-code offre une grande flexibilité, il ne répond pas toujours à des besoins très complexes ou fortement intégrés au système d’information. Dans ces cas, une approche hybride, combinant solutions no-code et développement traditionnel, peut s’avérer pertinente (on parlera davantage de low-code). L’essentiel est de choisir la solution la mieux adaptée à la complexité des processus, à la culture de l’entreprise et à ses objectifs de performance.
Manon RUIZ 
Responsable Business Consulting chez Visiativ
Manon est responsable du service Business Consulting chez Visiativ, dont la mission est d’accompagner les entreprises à réaliser leur transformation numérique en servant les enjeux stratégiques de la direction. Grâce à sa formation d’ingénieur, elle accompagne les dirigeants depuis bientôt 14 ans à travers notamment la réalisation de diagnostics numériques répondant aux enjeux de l’industrie de demain.
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