La mairie de Varennes sur Seine facilite la collaboration entre services

Avec Visiativ Document, la mairie de Varennes sur Seine améliore les échanges et les processus de validation entre ses services et le suivi des demandes des administrés.

“Avec Visiativ Document, le partage des fichiers est vraiment aisé et respecte les droits de confidentialité. La solution est simple à gérer car il n’y a pas besoin d’avoir un réseau informatique à administrer.”

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Benoît Gobillot

Responsable des Systèmes d'information

Située à 80 km au sud de Paris, Varennes sur Seine est une ville de 3600 habitants. La mairie avait besoin de restructurer l'ensemble de ses systèmes informatiques afin d'améliorer la gestion de ses activités et la fluidité entre les services de la ville.

 

La mairie a fait appel au cabinet Garouda, partenaire de Visiativ, afin de faire un audit et proposer une évolution des systèmes et pratiques informatiques sur plusieurs sujets tels que la sécurité, la collaboration entre les services, les échanges avec les administrés et les élus...

La mairie entame sa transformation digitale

 

Garouda, spécialiste du conseil informatique auprès des collectivités territoriales et des associations, accompagne la mairie de Varennes sur Seine pour améliorer les échanges entre services et suivre l’évolution des demandes des administrés. La solution attendue doit aussi permettre de simplifier la gestion de l’infrastructure informatique puisqu’il n’y a pas de personne technique en interne.

 

La mairie a choisi Visiativ Document qui permet de s’affranchir de serveurs informatiques tout proposant une solution sécurisée qui permet de collaborer facilement entre les différents sites et à distance ou en mobilité.

 

Les bénéfices de la GED Visiativ Document

 

Actuellement plus de soixante élus et agents utilisent la GED au quotidien ou régulièrement. Certains ne font que de la consultation et accèdent seulement aux plannings ou aux demandes pour valider ou invalider les documents, tandis que les producteurs de documents utilisent toutes les fonctionnalités et des circuits de validation.

 

Visiativ Document a permis de transformer le classement et la gestion des documents au sein de la mairie :

  • L’échange des fichiers est très simple ce qui facilite la collaboration entre les services,
  • Le classement des documents est structuré grâce à une organisation métier préétablie
  • la solution est ergonomique avec une prise en main rapide des fonctionnalités basiques de gestion des fichiers dans la GED.

 

 

 

Visiativ remercie Ghyslaine Vrain, adjointe au Maire de Varennes sur Seine, Benoit Gobillot, responsable systèmes informatiques et l’ensemble de la Mairie de Varennes sur Seine pour ce témoignage.

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