Le GHT Savoie Belley formalise ses trames de cahier des clauses techniques particulières avec Visiativ Operations & Procurement

Vous avez fait appel à Visiativ Operations & Procurement pour formaliser des trames de cahiers des charges déclinées par nature d’achat, pourriez-vous préciser les objectifs du GHT relatifs à ce projet ?

L’objectif de la rédaction des documents type était de trois ordres :

• proposer aux acheteurs et experts du GHT un document support pour la rédaction de leur CCTP, DPGF/BPU, grille de remises, qui leur permette de se poser les questions les plus pertinentes et les étapes à suivre pour décrire leur besoin ;
• permettre aux acheteurs de distinguer les éléments à faire figurer dans le CCTP et ceux à faire figurer dans le CCAP ;
• harmoniser la présentation et la qualité des documents de consultation publiés par la cellule marché de territoire.

En effet, le respect des principes de la commande publique et du Code de la commande publique est primordial.

Bien que les documents administratifs qui composent les marchés publics ont pour vocation de sécuriser juridiquement les achats, il convient d’intégrer certains éléments essentiels dans les documents techniques (CCTP) et d’utiliser les documents financiers conformément à la réglementation (BPU/DQE, DPGF).

Pour les achats dont le montant est inférieur à 40 K€HT, nous avons également rédigé les documents suivants :

• le contrat type, qui intègre les conditions pour la réalisation des prestations et les engagements du fournisseur (comme le planning de réalisation, les modalités de règlement, les pénalités, etc) ;
• les conditions générales d’achat.

Un guide utilisateur a également été rédigé pour accompagner les acheteurs dans l’utilisation des documents qui composent cette base documentaire.

Quelle a été l’approche suivie par l’établissement pour impliquer les équipes dans ce projet ?

Le projet a tout d’abord été expliqué aux acheteurs responsables de filière pour indiquer les objectifs de la base documentaire.

Chaque document élaboré l’a été en lien avec eux puis soumis aux experts pour recueil de leur avis. Ceci a permis à ce que chaque acteur s’approprie la trame de CCTP de sa filière d’achat.

Aujourd’hui, quelles sont les natures d’achat pour lesquelles ce travail a été réalisé ?

Les natures d’achat concernées sont les suivantes :

• Frais généraux et techniques :

• • Fournitures et services
  • Prestation intellectuelle
  • Matériels et prestation de maintenance
  • Travaux
  • Maîtrise d’œuvre

• Informatique :

• • Equipements et maintenance associée
  • Logiciels été maintenance associée

• Laboratoires et Biomédical :

• • Equipements et maintenance associée
  • Equipements, réactifs de laboratoire et maintenance associée

• Produits pharmaceutiques :

• • Médicaments
  • Dispositifs médicaux

Quel(s) conseil(s) donneriez-vous à un GHT qui souhaiterait se lancer dans cette démarche ? Les facteurs clés de succès ?

La démarche doit être lancée de manière pragmatique, opérationnelle et collégiale pour que les documents deviennent des outils de travail faciles à utiliser.

Quelques mois après avoir réalisé ce projet, quels sont les bénéfices pour les équipes ? Quel est le niveau d’appropriation des trames par les équipes ?

Ce projet a permis d’améliorer la définition des besoins par les équipes en les obligeant à s’interroger sur des dimensions de l’achat qui n’étaient pas forcement systématiquement abordées dans des cahiers des charges au format libre. L’exemple le plus probant est l’intégration systématique de critères relatifs à l’évaluation de la qualité.

Ces documents types permettent aussi d’améliorer les relations fournisseurs/prescripteurs (tout ce qui est convenu dans les contrats évite des désaccords), mais également de faciliter le travail des prescripteurs et des acheteurs dans la rédaction des marchés publics (qui doivent penser à intégrer le maximum d’informations sur le besoin), et d’harmoniser l’ensemble des pièces, notamment sur la forme, pour que quiconque qui ait accès à ces pièces s’y retrouve rapidement.

De plus, ces documents sont également un gain de temps pour les acheteurs et pour la cellule marchés.