RH: comment mettre les technologies collaboratives au coeur de l’environnement de travail ?

Avec la transformation numérique, que ce soit dans l’environnement professionnel ou son équivalent dans la vie personnelle des collaborateurs, les technologies sont partout. Ainsi, le milieu professionnel se caractérise par son hyperconnectivité, renforcée par l’arrivée de millenials sur le marché du travail. Dès lors, un défi se pose à la fonction RH : comment mieux intégrer les technologies collaboratives dans cet environnement 2.0 ? Visiativ fait le point !

Un environnement de travail repensé

En milieu professionnel, les nouvelles technologies sont partout. Et, si l’on pense aux logiciels de traitement de texte et aux tableurs, elles n’ont pas attendu la transformation numérique pour se répandre !

Or, avec le phénomène de la digital workplace, ce mouvement s’est accentué. On ne prend plus de notes sur un cahier lors d’une réunion, on utilise directement un ordinateur portable – quand on n’utilise pas un logiciel de retranscription automatique de la parole. On ne se retrouve pas à une heure dite dans une salle donnée, on utilise des salles virtuelles grâce à la visioconférence. On n’envoie plus de mail en interne (ou presque), on se laisse des messages via des messageries privées et sécurisées.

Bref, pour les RH, parvenir à bien intégrer les technologies collaboratives peut sembler être un défi à relever : l’environnement est prêt pour l’adoption de nouveaux outils, mais il y en a tellement que la connectivité en devient presque frénétique !

Choisir les bons objectifs

Dès lors, pour mettre les technologies collaboratives au cœur de l’environnement de travail, il est important de s’appuyer sur des objectifs précis et communs à l’ensemble des équipes concernées par ces outils. En effet, cela permettra de rendre le travail plus efficace et de maximiser l’adoption des solutions par les collaborateurs.

Comment choisir ces objectifs ? S’il n’y a pas de recette magique et autant de méthodes que d’entreprises, il convient de rappeler quelques impératifs en la matière :

• • Les objectifs doivent être réalistes pour ne pas décourager les collaborateurs ;
  • Ils doivent être challengeant pour les motiver ;
  • Ils doivent être équitables, pour ne frustrer personne ;
  • Ils doivent reposer au moins en partie sur les outils collaboratifs que l’on souhaite voir adoptés par les collaborateurs.

La communication avant tout

Les outils collaboratifs doivent avoir un objectif : favoriser la communication en interne – comme leur nom l’indique. Il convient donc de veiller à ce qu’ils remplacent efficacement les chaînes de mails, en comprenant par exemple une messagerie instantanée, et créent un espace d’échange entre les collaborateurs, qui permettrait d’avancer sur des projets, de lancer un débat en interne sur une question professionnelle…

In fine, les outils collaboratifs doivent permettre de lancer une culture de la communication ouverte dans l’entreprise. C’est à ce prix qu’ils seront adoptés par les collaborateurs !

Un impératif : la formation

Reste un dernier impératif pour les professionnels des ressources humaines qui souhaitent mettre les technologies coopératives au cœur de l’environnement de travail : former les collaborateurs. Tout le monde n’a en effet pas forcément le même niveau d’aisance face aux outils digitaux. Il faut donc veiller à embarquer tout le monde !

Pour cela, il existe plusieurs méthodes :

• • Formation en présentiel, face à l’outil ;
  • Formation à distance, en autonomie ;
  • MOOC ;
  • Pas à pas ;
  • Appui sur des collaborateurs « références » sur les nouveaux outils…

– Qu’est-ce que l’onboarding d’un nouveau collaborateur ?

Stricto senso, l’onboarding désigne la période pendant laquelle un nouveau collaborateur arrive dans une entreprise. Au sens large, ce mot évoque plutôt l’ensemble des process activés pour faciliter l’intégration du collaborateur dans son nouvel environnement professionnel.

– Faut-il assurer un suivi ?

Oui ! La réussite de l’onboarding d’un collaborateur se mesure. Il faut pour cela définir en amont des KPI et, bien sûr, en parler avec le nouveau salarié de manière régulière. Et ne pas hésiter à mener des opérations correctrices si besoin.

– Peut-on « finir » une acculturation ?

Pas vraiment. Le secteur des nouvelles technologies est en mouvement constant. De fait, l’acculturation permet surtout d’apprendre aux collaborateurs de nouveaux réflexes, ceux qui permettent de se tenir toujours au courant des nouveautés.

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