La GED : un outil collaboratif indispensable pour le travail à distance

Fluidifier le partage d’informations pour faciliter le travail à distance avec la GED

Adapter et offrir des solutions de travail à distance à ses collaborateurs tout en assurant la sécurité de ses données, c’est une nouvelle façon de travailler que les entreprises doivent proposer à leurs collaborateurs. 

Avec les solutions de gestion documentaire, les collaborateurs peuvent accéder à tout moment à n’importe quel type de document. 

Cependant, il est important de mettre la bonne solution pour préserver la confidentialité et la sécurisation des documents. Par exemple, avec votre GED, vos collaborateurs disposent d’une authentification sécurisée avec des identifiants qui leurs sont propres. De plus, la gestion des droits sur les documents permet de restreindre l’accès à certaines fonctionnalités selon le profil utilisateur et de garantir la confidentialité des documents. 

Enfin, utiliser une GED permet de conserver les processus déjà présents dans l’entreprise. Cela répond à des enjeux organisationnels importants. Dans ce cas-là, on parle notamment de gestion de workflows. Un module comme celui-ci permet de respecter, même en travail à distance, le processus de traitement documentaire entre les collaborateurs, qu’ils soient physiquement présents dans l’entreprise ou en distanciel. Chaque workflow se personnalise en fonction du type de documents et des intervenants. 

Les fonctionnalités les plus courantes d’une GED

• • La centralisation des documents 
  • La recherche simplifiée d’un document (simple, avancée, multicritères…)

• • Le partage d’informations en temp réel 
  • Une sécurisation des données grâce à une gestion des accès en fonction des droits et des profils utilisateurs 

• • Des workflows de validation de documents avec annotations 
  • Automatisation des étapes de validation et notifications personnalisées en fonction du type de documents 
  • La gestion des versions/révisions 

La GED reste un véritable outil pour la collaboration à distance en plus d’être un facteur de réactivité, d’efficacité et de productivité. Mais au-delà des données, comment les collaborateurs peuvent-ils communiquer entre eux ?  

Le partage des données ne se fait pas seulement avec un logiciel de GED, d’autres outils peuvent également contribuer et faciliter votre collaboration à distance : les outils de messagerie instantanées comme Microsoft Teams et Slack, l’organisation de réunions virtuelles ou encore les outils de partage de fichiers volumineux entre collaborateurs, clients et fournisseurs. 

Les avantages de la collaboration à distance

Même si le contact physique reste souvent privilégié pour un rendez-vous clientèle ou commercial, ou encore pour faire un point sur un projet en cours, les déplacements peuvent parfois être évités et peuvent même être vecteurs d’une productivité accrue en apportant un gains de flexibilité :

• • Visibilité améliorée et emplacement centralisé : l’ensemble des documents est stocké dans un seul outil (le plus souvent une GED), sans avoir à chercher chacun de son côté pour trouver le dernier document. Les mises à jour sont en temps réel et chaque collaborateur peut avoir une vision de l’avancement du projet. 

• • Plus grande agilité lors de changements : plus de flexibilité pour adapter son plan en fonction de ce que l’on demande aux collaborateurs. Chacun a une vision globale des priorités de chaque projet grâce à ces outils de partage. 

• • Vecteur d’innovation : la collaboration pousse parfois les individus à se dépasser, en proposant de nouvelles idées sur un projet, en essayant d’anticiper les besoins de son manager.

La GED répond aux besoins de diffusion internes et externes

Diffuser des documents à des tiers est indispensable dans une vie en entreprise, et encore plus quand on travaille à distance. Le faire de manière automatisée et pouvoir le tracer est encore mieux ! 

Les outils de GED vous permettent notamment de partager des documents numériquement au travers d’un espace sécurisé en ligne ou d’email, de signer électroniquement des documents,… 

Peu importe le mode de diffusion choisi, il vous permettra de fluidifier votre communication, de minimiser les tâches répétitives tout en vous garantissant une sécurisation de vos données.  

Les outils de GED améliorent également les relations avec votre écosystème (collaborateurs, fournisseurs, clients,…) : 

• • Gestion des documents clients : gestion des devis, gestion des contrats, rappel des échéances, envoi des factures électroniquement,… 

• • Gestion des documents fournisseurs : alerte sur les échéances, gestion des bons de commande, gestion des bons de livraison,… 

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