ACHATS | 4 leviers pour développer l’attractivité et l’impact de la commande publique

En cette période post-Covid, la pression est forte sur les élus et les acheteurs publics afin de mener des politiques volontaristes de relance de l’économie et rattraper le retard dans la réalisation des projets de mandat.

En complément des différents dispositifs d’aides publiques, principalement orchestrées au niveau de l’Etat, la commande publique représente un levier majeur à disposition des acteurs publics pour

• Soutenir les entreprises, 
• Alimenter les carnets de commande,
• Et faciliter l’accès aux marchés publics.

Un potentiel soumis à l’attente de résultats rapides qui nécessite la mise en œuvre d’actions concrètes à court terme, quel que soit le niveau de maturité des organisations achat publiques.

C’est pourquoi, Ovëus travaille avec les acheteurs publics pour déployer 5 leviers pour développer l’attractivité et l’impact de la commande publique sur l’activité économique et l’emploi :

Animer la relation avec les fournisseurs

Réaliser une démarche de prise de contact avec les fournisseurs potentiels (sourcing) afin de ne pas être victime du phénomène de la « liste d’attente » et d’arbitrages défavorables d’entreprises préférant se positionner en faveur de leurs prospects auprès desquels ils sont identifiés.

Cette démarche décisive pour maintenir un nombre de réponses suffisant étant parfois chronophage, les organisations professionnelles peuvent être un relais d’information des besoins d’achats (CCI, CMA, FFB, CAPEB,…). Au-delà de ces actions de communication, plusieurs acheteurs publics ont mis en place des dispositifs pérennes d’accompagnement des entreprises dans leur réponse aux marchés publics.

Ainsi, Visiativ Achats & Opérations a créé pour ses clients une cellule contact dédiée aux entreprises, numéro vert qui permet de répondre aux questions des entreprises sur les consultations en cours, les rassurer, les informer et les accompagner dans leur démarche de réponse.

Un dispositif inédit qui permet de développer la relation commerciale avec les entreprises et humaniser une démarche d’achat majoritairement écrite qui pèse sur l’attractivité des consultations.

Augmenter le taux d’avance ou d’acompte dans les marchés.

Augmenter le taux d’avance ou d’acompte dans les marchés, ou bien encore étoffer la clause de réexamen afin de prendre en compte les problématiques d’approvisionnement ou de fortes hausses des matières premières. L’objectif est de détailler et préciser davantage ces clauses qui se limitent encore trop souvent à la reprise du contenu des CCAG ou des marchés précédents.

Repenser les circuits de décision interne

En moyenne, lors des audits de la commande publique réalisés pour nos clients, nous observons 7 à 9 niveaux de décisions, ce qui ralentit considérablement le processus d’achat. Sans risque juridique, la reprise donne l’opportunité de questionner les circuits de validation interne, d’éliminer les visas à faible valeur ajoutée. Elle définit un nouveau circuit de 3 à 4 niveaux maximum (en intégrant les instances telles que la CAO).

Simplifier les modalités d’accès à la commande publique

Même si le contenu des pièces composant le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) est décisif, leur forme mérite d’être retravaillée afin de proposer :

Moins de documents avec le DCE type suivant

• • Attestation de candidature simplifiée (remplaçant les DC1, DC2 et DC4)
  • Contrat (fusionnant RC, CCAP, AE voire même CCTP)
  • Cahier des charges (s’il n’est pas intégré au projet de contrat)
  • Pièce financière
  • Cadre de réponse (facultatif)

Un vocabulaire adapté, similaire à l’achat privé qui facilite la compréhension des pièces pour des entreprises qui ne répondent jamais ou ponctuellement aux marchés publics

• • DC 1, DC 2, DC 4 = attestation de candidature simplifiée
  • RC = règlement de consultation en introduction du projet de contrat
  • CCAP = contrat
  • AE = acte d’engagement intégré en fin de contrat
  • CCTP = cahier des charges

Un cadre de réponse facilitant la réponse aux consultations et l’analyse des offres

En phase de reprise d’activité, les fournisseurs sont extrêmement sollicités et ont peu de temps à consacrer à la formalisation de leurs offres.

C’est pourquoi, la mise en place d’un cadre de réponse peut être un gain de temps pour les entreprises en se substituant au mémoire technique à créer pour chaque réponse et en évitant la reprise mécanique d’un mémoire utilisé pour d’autres clients.

Par ailleurs, le cadre de réponse permet de proposer un format unique afin d’atténuer les différences entre les entreprises disposant de ressources permettant de soigner la forme des documents et les TPE moins armées.

Au-delà de l’application de ces 4 leviers, les équipes “secteur public” de Visiativ Achats et Opérations sont à votre écoute pour

• Définir et déployer un dispositif et des mesures permettant d’accroître l’attractivité des consultations ;
• Externaliser la préparation et passation des marchés ;
• Assister la résolution de problématiques d’exécution des marchés ;
• Structurer la fonction achat et développer les compétences de vos équipes.