Le 28/07/2025
La transformation digitale bouleverse les organisations industrielles qui n’ont plus le choix de se digitaliser si elles souhaitent rester compétitives. Dans ce contexte, la gestion et l’optimisation des processus métier, via l’intégration d’un logiciel BPM, devient un levier stratégique pour gagner en performance et en agilité.
Pourtant, le succès d’un projet BPM repose avant tout sur une conduite du changement efficace, adaptée aux spécificités de chaque entreprise et de ses équipes.
Au sommaire
Face à la pression concurrentielle et à l’évolution rapide des marchés, les entreprises doivent revisiter leur organisation, améliorer leur efficacité et renforcer leur capacité d’innovation. Le Business Process Management (BPM) s’inscrit alors comme une démarche structurante pour digitaliser, automatiser et optimiser les processus métier.
En centralisant la gestion des processus, le BPM permet de fiabiliser la circulation des informations, de réduire les tâches manuelles et d’accélérer les délais de traitement. L’intégration de solutions BPM, telles que la plateforme low code Visiativ Process Engine, offre aux entreprises une opportunité de repenser leur fonctionnement pour gagner en efficience et en réactivité.
L’objectif premier de l’intégration d’un logiciel BPM est d’aligner les processus métier avec la stratégie globale de l’entreprise. Il s’agit de faciliter la collaboration entre les différents services, de garantir la traçabilité des actions et d’optimiser l’utilisation des ressources. Pour les directions fonctionnelles (qualité, maintenance, SAV…), un BPM moderne permet de mieux piloter les activités, de standardiser les workflows et de sécuriser la conformité aux normes (ISO 9001 notamment).
En s’appuyant sur des solutions évolutives et personnalisables, les entreprises peuvent ainsi adapter rapidement leurs processus, déployer de nouveaux services et répondre plus efficacement aux attentes de leurs clients.
La réussite d’un projet BPM ne dépend pas uniquement de la technologie choisie. En effet l’intégration d’un logiciel BPM bouleverse les habitudes de travail, ce qui peut générer des réticences, voire des résistances. Les collaborateurs peuvent craindre une perte d’autonomie, une surcharge de travail temporaire ou une remise en question de leurs compétences. Ces freins doivent être identifiés et anticipés pour éviter des impacts négatifs sur l’engagement et la performance collective.
La transparence, la communication et l’écoute active sont des leviers majeurs pour désamorcer les craintes et valoriser les bénéfices de la transformation auprès de l’ensemble des équipes.
La conduite du changement occupe de ce fait une place centrale : elle conditionne l’adhésion des collaborateurs, la bonne appropriation des nouveaux outils et la pérennité des transformations engagées. Impliquer les utilisateurs dès la phase de conception, les former et les accompagner au quotidien permet de lever les résistances et de créer une dynamique collective autour du projet.
Astuce : Selon une étude, plus de 60% des échecs de transformation digitale sont liés à une mauvaise gestion du changement, et non à la technologie elle-même.
La transformation digitale par le BPM nécessite donc une approche globale, mêlant innovation technologique et management du changement, pour garantir l’amélioration continue de la performance.
La conduite du changement BPM implique une réorganisation de certains services, la redéfinition de rôles, et l’ajustement des modes de collaboration. L’arrivée d’un nouvel outil de business process management peut en effet transformer la circulation de l’information et la gestion des actions au sein de l’entreprise.
Il est essentiel d’accompagner chaque collaborateur, de proposer des ressources adaptées (formations, supports, guides) et de favoriser le partage des bonnes pratiques pour assurer une transition harmonieuse.
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Dès le lancement du projet, il convient d’analyser précisément les besoins de l’entreprise et de cartographier les processus existants. Cette étape permet d’identifier les parties prenantes : directions métiers, DSI, responsables qualité, mais aussi utilisateurs finaux qui seront les premiers concernés par la transformation.
Une analyse fine des attentes, des points de douleur et des objectifs de chaque service facilite l’élaboration d’un plan d’intégration réaliste, fédérateur et orienté résultats.
La réussite de la conduite du changement dépend largement de la capacité à communiquer de manière claire et régulière. Il est essentiel d’informer l’ensemble des collaborateurs sur les enjeux, le calendrier du projet, les bénéfices attendus et les impacts concrets sur leur quotidien.
Des ateliers, réunions d’équipe et supports pédagogiques adaptés (vidéos, guides, FAQ, plateforme d’adoption digitale) favorisent la compréhension et l’adhésion.
L’accompagnement doit être personnalisé en fonction des profils et des besoins métiers. Des sessions de formation pratiques, des démonstrations, ainsi qu’un support réactif permettent de sécuriser la prise en main du logiciel BPM.
L’implication des utilisateurs dans la phase de test, la co-construction de modèles de processus et la remontée des retours d’expérience est un gage de réussite. La plateforme Visiativ facilite l’implication grâce à des workflows adaptatifs et à la possibilité de faire évoluer les solutions en temps réel.
Astuce : Nommez des ambassadeurs internes pour relayer les bonnes pratiques et soutenir les équipes tout au long du projet.
En résumé, chaque étape de la conduite du changement BPM doit être préparée avec rigueur et pilotée en concertation avec les parties
La cartographie des processus est une étape incontournable pour visualiser l’existant, identifier les points d’amélioration et construire des modèles adaptés à la réalité terrain. Cette démarche collaborative permet d’associer les différents métiers et d’anticiper les besoins d’évolution.
Les plateformes BPM modernes proposent des outils de modélisation des processus intuitifs, accessibles en low-code ou no-code, facilitant la participation de tous. Une cartographie précise facilite la création de workflows efficaces et évolutifs.
Impliquer les utilisateurs dès la phase de déploiement et de test est essentiel pour ajuster les solutions et garantir une adoption optimale. La gestion des retours utilisateurs, via des outils de feedback intégrés, permet d’identifier rapidement les points de friction et d’adapter les workflows en temps réel.
Les solutions telles que Visiativ Process Engine intègrent des fonctionnalités de suivi, de notifications et d’alertes pour faciliter la prise en compte des besoins métiers et l’amélioration continue.
Une démarche d’optimisation continue est essentielle pour anticiper les évolutions réglementaires : adaptation des workflows, ajout de nouvelles fonctionnalités…
Le pilotage du projet BPM doit s’appuyer sur des indicateurs clairs : taux d’utilisation, délais de traitement, satisfaction des utilisateurs, réduction des coûts de non-qualité, etc. Un tableau de bord permet de suivre la progression, de mesurer les gains réalisés et d’anticiper les éventuels risques.
Ci-dessous quelques exemples concrets d’indicateurs partagés par nos clients permettant de mesurer l’efficacité des gains du BPM.
Indicateur | Avant BPM | Après BPM | Résultat |
Temps de traitement d’un dossier | 3 heures | 5 minutes | - 95% |
Heures de ressaisies manuelles | 2 500/ an | 100/ an | - 96% |
Non-conformités détectées | Non centralisé | Suivi en temps réel | 100 % maîtrisé |
Partager ces résultats en interne, valoriser les réussites et encourager l’innovation permettront d’ancrer durablement la transformation et de renforcer la culture de l’amélioration continue.
Après le déploiement du logiciel BPM, il sera primordial de mesurer l’adoption réelle par les collaborateurs et d’évaluer leur satisfaction. Des enquêtes régulières, des ateliers de feedback et l’analyse des taux d’utilisation permettront d’identifier rapidement les points de blocage et d’ajuster les ressources d’accompagnement.
Manon RUIZ 
Responsable Business Consulting chez Visiativ
Manon est responsable du service Business Consulting chez Visiativ, dont la mission est d’accompagner les entreprises à réaliser leur transformation numérique en servant les enjeux stratégiques de la direction. Grâce à sa formation d’ingénieur, elle accompagne les dirigeants depuis bientôt 14 ans à travers notamment la réalisation de diagnostics numériques répondant aux enjeux de l’industrie de demain.
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