B.A.-BA: les étapes à respecter pour digitaliser la qualité

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Le 16 novembre 2020

Avec la transformation numérique, les services qualité des entreprises sont plus efficaces, mieux connectés aux autres départements, plus proactifs et porteurs de nouvelles solutions pour la stratégie de l’entreprise. Mais comment lancer un projet de digitalisation de ce domaine ? Quelles sont les étapes à respecter ? À quoi faut-il veiller ?

1/ Le diagnostic

La digitalisation de la qualité repose, tout d’abord, sur un diagnostic de l’existant : quels process peuvent être concernés ? Quelles sont les problématiques rencontrées ? Des outils digitaux ont-ils déjà été déployés au sein du département qualité, et pour quel résultat ? En faisant le point sur ces éléments, vous aurez toutes les cartes en main pour lancer la transformation numérique de votre service qualité ! Il faut dire que les raisons de se lancer dans une telle démarche ne manquent pas :

Réduction des délais de traitement des demandes, internes comme externes ;
Limitation des coûts, y compris les coûts externes ;
Sécurisation des données de l’entreprise ;
Libération de temps pour les professionnels de la qualité, qui peuvent se consacrer à d’autres tâches à forte valeur ajoutée…

Selon une étude réalisée par l’ISO (Organisation internationale de normalisation), les entreprises qui intègrent une politique qualité observent une croissance annuelle de 0,15 % à 5%.

2/ Le recueil des attentes

Les collaborateurs, partie prenante à un service qualité, peuvent avoir des attentes différentes vis-à-vis de la transformation numérique. Souhaitent-ils pouvoir mieux échanger entre eux ? Fluidifier les échanges avec les prestataires extérieurs ? Mieux centraliser l’information ? Favoriser le partage des données ? En échangeant avec eux, vous trouverez de premières pistes d’amélioration pour digitaliser votre démarche qualité et surtout vous engagez vos collaborateurs dès le départ.

3/ La comparaison des solutions existantes

Il existe sur le marché plusieurs solutions connectées de gestion de la qualité. Toutes n’ont pas le même fonctionnement, le même tarif, le même nombre d’utilisateurs… Prenez donc le temps de comparer les différents produits et leurs avantages. Appuyez-vous sur votre réseau professionnel, sur les retours des autres entreprises… Si besoin, contactez les éditeurs directement, pour obtenir plus d’informations sur les outils proposés. Puis, faites votre choix, en privilégiant un accompagnement global !

4/ Formez les collaborateurs

Si la plupart des collaborateurs sont conscients de la nécessité d’opérer une transformation digitale de la démarche qualité, tous n’ont pas le même niveau d’aisance avec les outils connectés. Une fois la solution retenue, il conviendra donc de former les collaborateurs à son utilisation. Profitez-en pour vous assurer que chacun a compris les enjeux liés à cette démarche. Mais aussi que tout le monde ait compris ce qu’implique, en termes de sécurisation notamment, d’évoluer dans un environnement connecté !

“ La qualité, ce n’est pas une réparation rapide ou temporaire, c’est un processus d’amélioration continue.

– Armand V. Feigenbaum, théoricien de la qualité en entreprise „

5/ Déployez la solution

Il ne vous reste presque plus qu’à utiliser l’outil ! Déployez donc dans l’ensemble de votre service qualité la solution sélectionnée. Vous pouvez le faire petit à petit, ou d’un coup, en fonction des recommandations émises par l’éditeur et le diagnostic réalisé. N’oubliez pas d’établir des KPI pour juger de l’avancée de votre transformation numérique : ces indicateurs clés vous permettront de savoir si votre plateforme collaborative dédiée à la qualité atteint, ou non, ses objectifs.

– Qui doit être impliqué dans une démarche de transformation numérique ?

Le dirigeant d’entreprise est bien sûr le premier à être impliqué dans la transformation numérique. Mais il ne doit pas être le seul : d’autres collaborateurs doivent participer à ce process. Ils seront précieux pour adapter les outils aux attentes !

– Quelles sont les conséquences de la mise en place d’une démarche qualité ?

Outre la satisfaction client, qui augmente logiquement avec la mise en place d’une démarche qualité, selon une étude réalisée par l’ISO (Organisation internationale de normalisation), les entreprises qui intègrent une politique qualité observent une croissance annuelle de l’ordre de 0,15 % à 5%.

– Quels autres services sont impactés par la mise en place d’une démarche qualité ?

Tous les services bénéficient de la démarche qualité de l’entreprise. Néanmoins, le SAV en profite particulièrement, les retours étant moins nombreux et/ou plus positifs !