Module IWMS Accueil

Dématérialisez le processus de déclaration d’une future visite et la préparation du badge correspondant.

Gestion de l'accueil des visiteurs

 

Afin de fluidifier l’enregistrement des visiteurs et la production de leurs badges à l’accueil, le module Accueil dématérialise tout le processus de déclaration d’une future visite et de préparation du badge correspondant.

 

Lorsqu’une demande de pré-enregistrement de visiteurs est émise, elle arrive à l’accueil où elle est prise en compte par les hôtesses qui peuvent préparer les badges à l’avance. Une application accessible depuis les PC des hôtesses permet de lancer leur impression. Cette application leur permet également de gérer les visites (enregistrement des arrivées et des départs ainsi qu’attribution des badges). Elle recense en permanence la liste des visiteurs dans l’entreprise et génère le reporting relatif à la gestion de l’accueil.

 

 

En savoir

IWMS Accueil

Visiativ Gestion Immobilière – Accueil, la solution de gestion de l’accueil des visiteurs

 

 

Avec le module Accueil, préenregistrez vos visiteurs pour leur éviter de perdre leur temps à l’accueil, dotez les hôtesses d’une application dédiée à leur fonction et disposez des informations vous permettant d’optimiser l’activité d’accueil :

 

  • En permettant à vos employés de préenregistrer leurs visiteurs, les hôtesses récupèrent automatiquement toutes les informations des visites : personne à contacter, informations spécifiques (VIP, besoin de parking, etc.), localisation de la réunion…
  • Couplé au module Réservation (le module de gestion des réservations de ressources), le module Accueil permet aux visités de mieux préparer leurs réunions et la réception de leurs visiteurs.
  • Pour offrir plus de souplesse à ses utilisateurs, le pré-enregistrement des visiteurs est aussi accessible depuis l’application mobile Visiativ Gestion Immobilière – Application Mobile.
  • Une application autonome permet aux hôtesses de poursuivre leur travail localement en cas de problème réseau.

 

 

Le module Accueil est dédié aux hôtesses d’accueil pour faciliter leur communication avec le personnel de l’entreprise, fluidifier la réception de leurs visiteurs, optimiser leur travail et mieux piloter l’activité d’accueil.

 

  • Préparez vos visites pour mieux recevoir vos visiteurs
  • Communiquez à l’avance, à vos visiteurs, les informations destinées à mieux gérer leur passage dans votre entreprise
  • Optimisez la réception des visiteurs pour limiter leur temps d’attente à l’accueil
  • Automatisez la production des badges de vos visiteurs
  • Sécurisez la circulation de vos visiteurs à l’aide de badges supervisés par votre système de contrôle d’accès
  • Maîtrisez à tout moment le nombre de visiteurs dans vos locaux et leur identité
  • Disposez de statistiques vous permettant de suivre la fréquentation de vos accueils pour ajuster le nombre d’hôtesses nécessaire

 

Schéma Module IWMS Accueil

Gain de productivité

 

    • Le module Accueil facilite la réception de vos visiteurs : informations pré-saisies, rapidité d’enregistrement, bonne orientation
    • Il vous fait bénéficier d’un moyen efficace pour suivre la fréquentation de vos accueils visiteurs en vue d’en optimiser leur fonctionnement

 

Image de qualité

 

    • Le module Accueil améliore votre image de marque par la modernité de la solution, son caractère innovant et la qualité de son processus de traitement des visites
    • Il vous permet de produire des badges visiteurs personnalisés
    • Il rend l’accueil des visiteurs confortable et contribue à leur satisfaction
    • Il prédispose ainsi positivement les visiteurs à leur réunion

 

Gouvernance

 

    • Le module Accueil vous offre plus de visibilité sur les visiteurs à venir grâce à leur pré-enregistrement. Ce prévisionnel vous permet de planifier les ressources d’accueil nécessaires
    • Les statistiques produites par ce module permettent de connaître les flux à venir en fonction du passé et la caractérisation de chaque jour de la semaine. Vous pouvez ainsi anticiper la planification des ressources pour offrir le meilleur accueil possible

Visiativ Innovation Engine

Module IWMS Accueil est un produit de Visiativ Innovation Engine.

Visiativ Innovation Engine permet aux PME et ETI d’identifier leurs principaux leviers de performance clés, de co-construire en conséquence une feuille de route de transformation numérique, de déployer des solutions éprouvées et de partager leurs expériences et savoir-faire avec leurs pairs.

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