Qu’est-ce qu’une démarche qualité moderne ?

Définition de la démarche qualité

Commençons par bien définir ce dont nous allons parler dans cet article. La qualité d’un produit, c’est la capacité d’une entreprise – industrielle certes, mais toutes les entreprises, dans tous les secteurs, sont concernées – à répondre aux exigences et attentes, explicites comme implicites, de ses clients. La démarche qualité repose ainsi sur des pratiques qui vont améliorer son organisation interne (les bonnes personnes aux bons postes, un personnel impliqué et motivé, des coûts et délais réduits…), sa compétitivité (accroître la qualité des produits, fidéliser et attirer les clients, accéder à de nouveaux marchés, se différencier de la concurrence…), mais aussi optimiser les réponses aux évolutions réglementaires (de nouvelles normes ou lois…).

Elle implique la formalisation de processus, la documentation des procédures, la gestion des non-conformités et l’amélioration continue. Historiquement, cette approche s’appuyait sur des documents papier, des audits manuels et une forte implication humaine dans le suivi des démarches correctives.

La démarche qualité vise à structurer et à fiabiliser les processus pour garantir la satisfaction client et la performance globale de l’entreprise.

Si elle ne travaille pas sa gestion qualité, l’entreprise s’expose aux risques des non-conformités, et aux coûts associés : rappels de produits, pertes de clients, impacts sur l’image de la marque… Ainsi, cette démarche s’avère absolument incontournable !

Principaux défis rencontrés dans le management de la qualité

Les entreprises font face à plusieurs défis dans la gestion qualité : la multiplication des processus, la complexité des flux d’informations, le risques d’erreurs humaines, la difficultés de traçabilité et de centralisation des données. Les tâches répétitives, comme la saisie manuelle ou la gestion documentaire, mobilisent des ressources importantes et freinent la réactivité. De plus, la coordination entre les équipes qualité, production, maintenance et support peut s’avérer complexe, notamment dans les organisations multisites ou internationales.

Par ailleurs, la pression réglementaire s’intensifie dans de nombreux secteurs, notamment l’industrie manufacturière, la pharmaceutique, la santé ou la construction. Les normes ISO, les référentiels sectoriels et les exigences contractuelles imposent une traçabilité accrue, un management rigoureux des données et une capacité à démontrer la conformité à tout moment. La digitalisation devient alors un atout majeur pour répondre efficacement à ces obligations et anticiper les évolutions futures.

Pourquoi digitaliser sa démarche qualité ?

La digitalisation de la démarche qualité consiste à intégrer les technologies numériques dans l’ensemble des processus qualité. Cela inclut la dématérialisation des documents, l’automatisation des workflows, la centralisation des données et l’utilisation de logiciels spécialisés pour piloter la qualité. L’objectif est de rendre les processus plus fluides, plus fiables et plus réactifs, tout en facilitant la collaboration entre les équipes et la prise de décision.

La transformation digitale de la qualité répond à plusieurs enjeux majeurs : accroître la performance organisationnelle, réduire les coûts opérationnels, améliorer la satisfaction client et anticiper les évolutions réglementaires. Elle permet également de différencier l’entreprise sur son marché, en proposant des produits et services de qualité supérieure, tout en optimisant les ressources internes. Enfin, elle favorise l’innovation et l’agilité, deux leviers essentiels pour rester compétitif dans un environnement en mutation.

Automatisation des processus qualité

Avant de digitaliser, il est essentiel d’identifier les processus qualité qui peuvent être automatisés. Il s’agit généralement des tâches répétitives, à faible valeur ajoutée, mais à fort impact sur la performance globale. L’analyse des flux de travail permet de cibler les points de friction et d’optimiser les méthodes de travail.

La gestion documentaire numérique est un pilier de la digitalisation qualité. Elle permet de centraliser l’ensemble des documents (procédures, modes opératoires, rapports d’audit) et d’en assurer la traçabilité. Les workflows automatisés facilitent la circulation des informations, la validation des documents et le suivi des démarches. Par exemple, chez notre client Wilo, la création de workflows sur-mesure avec Visiativ Process Engine a permis de fluidifier la remontée des réclamations clients et d’accélérer la validation des demandes d’investissement.

L’automatisation de la gestion des non-conformités est également un processus qui bénéficie de la digitalisation en permettant de détecter, d’enregistrer et de traiter rapidement les écarts. Les solutions digitales déclenchent automatiquement les actions correctives, notifient les parties prenantes et assurent le suivi jusqu’à la résolution. Cette approche réduit les risques d’erreurs humaines, améliore la réactivité et garantit la conformité aux exigences réglementaires. Les incidents sont ainsi traités de manière transparente et documentée, ce qui facilite les audits et la communication avec les clients.

Bénéfices concrets

La digitalisation et l’automatisation permettent de réduire significativement le temps consacré aux tâches répétitives et aux saisies manuelles. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des données, l’amélioration continue ou l’innovation.

La centralisation des données et l’automatisation des workflows garantissent une traçabilité complète des actions et des décisions. Les entreprises peuvent ainsi démontrer leur conformité aux exigences réglementaires et normatives, tout en facilitant les audits internes et externes. Le management documentaire numérique assure la disponibilité et l’intégrité des informations, réduisant les risques de non-conformité et de litiges.

Les outils digitaux favorisent la collaboration entre les différentes fonctions de l’entreprise (qualité, production, maintenance, support). Ils facilitent le partage des connaissances, la remontée des informations et la coordination des pratiques. Cette dynamique collaborative renforce l’engagement des équipes, valorise leur expertise et contribue à la réussite de la démarche qualité.

Mise en place d’une démarche qualité moderne

La démarche qualité moderne est collaborative et implique l’ensemble du personnel : elle s’appuie sur un réel engagement de la part des cadres de l’entreprise et des responsables. Elle s’appuie sur des outils connectés comme les logiciels SMQ, et vise à atteindre une amélioration continue des performances, grâce à la mise en place d’un cycle vertueux, baptisé « roue de Deming » :

• • Planifier, pour déterminer les objectifs à atteindre via la démarche qualité ;
  • Faire, c’est-à-dire mettre en œuvre les actions ;
  • Vérifier, pour s’assurer de la bonne mise en œuvre des opérations ;
  • Réagir, ce qui implique pour l’entreprise d’être en mesure de mener des opérations correctrices sur ses process.

La réussite d’une transformation digitale de la qualité repose sur une démarche structurée. Il convient d’abord de réaliser un diagnostic des processus existants, d’identifier les points de friction et de définir les objectifs prioritaires. Ensuite, il s’agit de sélectionner les solutions adaptées, de planifier le déploiement et d’accompagner les équipes dans la prise en main des nouvelles solutions. L’évaluation régulière des résultats permet d’ajuster la stratégie et d’assurer une amélioration continue.

La maîtrise des 5M

En adoptant les bons outils et la bonne méthodologie, la démarche qualité moderne doit aboutir à ce que l’on appelle « la maîtrise des 5M ». Il s’agit de :

L’apport d’un outil de management de la qualité

La transformation numérique est un levier important en matière d’amélioration de la qualité. En effet, l’adoption d’un outil connecté, et développé spécifiquement pour ces besoins, permet de démarrer un processus d’amélioration continue, afin de disposer d’une maîtrise optimale des processus et procédures, ainsi que de répondre aux exigences réglementaires.

Ainsi, avec une solution de management de la qualité, il est possible de planifier efficacement les actions préventives et correctives à mener. L’audit, pour sa part, se dématérialise, pour plus de réactivité de toutes les parties concernées. Le recueil, la qualification et le traitement des non-conformités sont optimisés, et les actions à réaliser sont identifiées plus vite. Enfin, transparence et visibilité sont offertes aux clients, s’agissant du traitement de leurs demandes !

In fine, c’est la satisfaction client qui s’améliore. Et, de fait, les performances financières de l’entreprise !

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