Gestion immobilière & Smart Building : comment gagner en efficacité ?

Les technologies de smart building peuvent considérablement améliorer le quotidien des gestionnaires d’ensembles immobiliers. En effet, les solutions traditionnelles – au premier rang desquelles, le fameux tableau Excel – présentent de nombreuses limites.

Quels sont ces inconvénients ? En quoi une plateforme IWMS (Integrated Workplace Management System) peut-elle être précieuse ? Quels sont les avantages à en tirer, et sur quels aspects de la gestion immobilière peut-elle agir ? Faisons le point.

Le tableur, un outil de gestion immobilière aujourd’hui dépassé

La transformation numérique, ce mouvement profond d’application des nouvelles technologies à une activité, un métier ou encore une discipline, concerne aussi la gestion immobilière et les activités liées au BTP. Il n’est pourtant pas rare encore de voir des entreprises ou des professionnels de ce secteur d’activité gérer « à l’ancienne » leur parc immobilier. Et ce, en utilisant un tableau Excel dans lequel se multiplient les entrées horizontales et verticales, les pages et les formules automatisées. Une solution qui a longtemps fonctionné mais qui, pour plusieurs raisons, n’est plus assez efficace pour répondre aux enjeux des bâtiments modernes.

Les cinq limites d’Excel dans la gestion d’un bien immobilier

Gérer un bien immobilier avec un tableur peut constituer une perte de temps et d’efficience pour cinq raisons principales :

1. Une absence de vision globale sur les actifs immobiliers, avec une vue parcellaire

Cette vision incomplète empêche de prendre les bonnes décisions, de rationaliser les actifs et les services, de gérer la maintenance en étant proactif et en mutualisant les interventions. De plus, avec la multiplicité des référentiels, les données circulent mal, cloisonnant de fait encore plus les bâtiments les uns par rapport aux autres.

2. Le risque d’erreur est également à prendre en compte – au même titre que de travailler avec des datas obsolètes ou erronées.

Les risques s’accroissent proportionnellement au nombre d’utilisateurs d’un même tableau. Il est également difficile de revenir à une version antérieure lorsque les données se corrompent ou sont supprimées.

3. L’impossibilité d’ajouter et de gérer des services

Le bâtiment moderne se veut connecté et dépasse sa simple fonction « quatre murs, un toit et une raison d’être (vivre, travailler, se réunir…) ». Avec un tableau Excel, il est impossible d’offrir à son parc immobilier une valeur ajoutée via de nouveaux services.

4. Un manque de réactivité et de communication avec les partenaires

Le tableau Excel n’est, par définition, pas un outil collaboratif. Résultat, ceux qui interviennent (partenaires, sous-traitants, équipes internes…) ne peuvent utiliser une plateforme commune pour échanger et maximiser l’efficacité de leurs interventions.

5. Une gestion à court terme, sans prendre en compte l’ensemble du cycle de vie du bâtiment

Un immeuble, quelle que soit sa vocation, va évoluer depuis la phase de conception à sa destruction, en passant par la construction, les modifications apportées, d’éventuelles cessions… Un tableau Excel est un outil trop limité pour prendre en compte ces changements et ce qu’ils impliquent sur les murs et leur occupation.

Mais alors, par quoi remplacer ces tableaux Excel qui s’échangent de gestionnaire à gestionnaire, sont oubliés puis mis à jour en bloc, scrutés pour savoir s’ils ont été enrichis récemment alors que l’on sait que des opérations ont été réalisées sur un bâtiment ? La réponse tient en quatre lettres : l’IWMS, pour Integrated Workplace Management System ; une solution logicielle portée par les technologies de smart building.

L’IWMS, une solution incontournable

En 2004, la société Gartner a défini l’IWMS comme une solution digitale au domaine du Facility Management et de l’immobilier.

La clé de cette solution se rencontre dans le “I” d’IWMS, « Integrated », mettant en évidence l’intégration, l’unification voire la fusion de plusieurs solutions.

Ainsi, au contraire du tableau Excel évoqué ci-dessus, l’IWMS offre une évolution rendue possible grâce à la révolution digitale.

Le principal enjeu réside dans un développement durable à la fois par l’interopérabilité des solutions digitales, mais également par la sécurisation des données exploitées et créées dans le cadre d’une gestion de parc immobilier.

Les avantages de l’IWMS

De fait, l’IWMS apporte une réponse aux problématiques liées à l’environnement immobilier, aux utilisateurs des bâtiments et plus globalement au patrimoine dans son ensemble. Il offre une solution personnalisable et adaptée à tous les secteurs d’activité et à tous les besoins. Il permet également une réduction des coûts de la maintenance, une optimisation des ressources et de l’espace, ainsi qu’une meilleure productivité – rendue possible par une excellente intégration des différents systèmes, qui évoluaient jusque-là de manière cloisonnée, en « silos ».

De plus, avec l’IWMS, les processus évoluent en parallèle de l’évolution des besoins. Ils deviennent collaboratifs pour impliquer toutes les personnes concernées par la gestion immobilière, sans contraintes liées à la gestion d’un grand volume de données opérationnelles.

Ainsi, les bénéfices attendus par l’utilisation d’une solution IWMS sont les suivants :

• Une organisation de l’environnement de travail qui tend à devenir 3.0
• Une cartographie et une valorisation des processus internes comme externes
• Une identification et un meilleur traitement des risques
• Plus d’agilité pour une meilleure productivité
• La création de reportings automatisés pour offrir les moyens à la direction générale de prendre des décisions efficaces
• Une optimisation et une rationalisation des coûts
• Une intégration à l’ERP de l’entreprise
• De nouveaux moyens pour anticiper l’évolution du parc immobilier

Les avantages du smart building boosté par l’IWMS

Les technologies de l’IWMS permettent au parc immobilier de tendre vers un phénomène, celui du smart building, dont la connexion à Internet est la clé pour offrir de nouveaux services et un avantage concurrentiel par rapport aux autres bâtiments. Les exploitants offrent ainsi une toute nouvelle expérience aux occupants.

Tout d’abord, ils bénéficient d’une gestion optimale de l’énergie, avec des économies financières réalisées. Une supervision intelligente se met en place, l’énergie étant mieux utilisée – voire pas utilisée du tout lorsqu’il n’y a personne dans le bâtiment. Le confort n’est pas en reste, grâce à une programmation intelligente des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, tout au long de l’année. Ainsi, que l’on soit en janvier ou en juillet, les pièces sont à la bonne température, mais pas « par défaut », puisqu’elles ne sont pas chauffées si elles n’ont pas vocation à être utilisées.

Ensuite, les bâtiments utilisant des technologies liées au smart building offrent une meilleure expérience de travail pour les équipes. De nouveaux services sont proposés. L’autonomie des équipes est renforcée et l’apprentissage automatique déployé permet de créer des règles « localisées » en lieu et place de consignes données au niveau national. En effet, les données sont collectées par des capteurs, centralisées puis analysées. Elles se transforment en informations pour générer de nouveaux services, allant de la restauration aux activités sportives et des configurations automatiques de l’environnement de travail au fur et à mesure de la journée (température, lumière…).

Enfin, la sécurité des collaborateurs est assurée de manière plus efficace. Les alertes sont reçues par les gestionnaires du parc immobilier, ce qui permet de réduire le risque d’erreur humaine et de rendre plus efficaces les réponses apportées (appel des secours, des forces de l’ordre, de techniciens pour une intervention sur site…).

On l’a vu : utiliser un tableau Excel pour gérer un parc de bâtiments constitue une solution inadaptée au contexte actuel de la numérisation et de la digitalisation ; pas assez efficace, pas assez agile, trop cloisonnée et surtout, limitée à un instant T, sans vision globale sur l’ensemble immobilier. Au contraire, les technologies d’IWMS offrent, grâce à des capteurs et à des solutions logicielles, de nouvelles perspectives pour les gestionnaires. Elles permettent de tendre en effet vers le smart building, une proposition de valeur qui offre un niveau de services inédits aux collaborateurs et aux occupants d’un bâtiment tout en accompagnant la décarbonation de leurs activités.